Số hóa tài liệu lưu trữ trong ngân hàng và những vấn đề cần lưu ý

12/01/2022

Ngày nay, số hoá tài liệu lưu trữ không còn là thuật ngữ xa lạ đối với các ngân hàng đặc biệt trong bối cảnh dữ liệu lưu trữ trong các ngân hàng ngày càng nhiều. Số hóa tài liệu lưu trữ giúp việc quản lý thông tin của khách hàng trở nên tối ưu và khoa học hơn.  

  1. Số hoá tài liệu lưu trữ trong ngân hàng là gì?

Số hóa dữ liệu lưu trữ trong ngân hàng là hình thức chuyển đổi dữ liệu từ các vật mang tin khác như tài liệu nền giấy, ảnh; tài liệu âm thanh….(trong đó phần lớn là tài liệu lưu trữ trên giấy) thành những dữ liệu dạng tín hiệu số được máy tính hiểu và lưu trữ. Những tài liệu này sẽ được lưu trữ trên nền tảng đám mây hoặc máy chủ riêng. 

  1. Vì sao cần số hoá tài liệu lưu trữ trong ngân hàng?

Thực tế, hầu hết các ngân hàng đều có rất nhiều tài liệu cần lưu trữ như các loại hồ sơ, tài liệu báo cáo, thống kế tiền tệ,…Các văn bản này có thể được mang đi cất, giữ, bảo quản ở một nơi nào đó phục vụ cho viêc tìm kiếm, tra soát, chia sẻ về sau. Sẽ không có vấn đề gì nếu khối lượng tài liệu cần lưu là không đáng kể. Tuy nhiên, hiện nay khối lượng tài liệu cần lưu trữ của các ngân hàng khá nhiều yêu cầu phải phân công riêng nguồn nhân sự phụ trách quản lí. Ngoài nhân sự, không gian đảm bảo cho việc lưu trữ tài liệu an toàn, tránh mối mọt cũng khiến cho doanh nghiệp khá đau đầu. 

Businessman with dollar sign on blurred background.

Số hoá tài liệu lưu trữ là giải pháp hiệu quả giải quyết vấn đề đó và mang lại rất nhiều lợi ích khác: 

  • Giảm chi phí:

Số hóa tài liệu lưu trữ giúp ngân hàng cắt giảm chi phí cũng như thời gian lưu trữ thông tin. Không chỉ là chi phí về nhân sự phụ trách quản lý tài liệu mà còn chi phí cho không gian có đặc điểm đặc thù đảm bảo cho việc lưu trữ.

  • Đảm bảo thông tin được bảo mật:

Đây là lợi ích nổi bật nhất của phương pháp số hóa tài liệu lưu trữ. Mọi thông tin ở dạng tín hiệu số đều được bảo mật tối ưu qua việc xác minh danh tính người dùng. Khả năng truy cập tài liệu phụ thuộc vào chức vụ và bộ phận của bạn trong ngân hàng

  • Tăng năng suất làm việc: 

Nhờ số hóa tài liệu, ngân hàng dễ dàng truy xuất, chia sẻ thông tin. Các hoạt động như trao đổi tài liệu qua mạng (Email, SMS) hay fax được thực hiện nhanh gọn. Từ đó, năng suất làm việc của nhân viên ngân hàng được thúc đẩy, tạo hiệu quả vượt trội trong công việc

  • Bảo vệ môi trường: 

Phương pháp số hóa tài liệu giúp cắt giảm lượng lớn rác thải giấy ra môi trường. Đặc biệt, những tài liệu không cần thiết cũng dễ dàng được loại bỏ. Việc này giúp cải thiện tình trạng ô nhiễm môi trường một cách hiệu quả.

  1. Ngân hàng cần làm gì khi muốn số hoá tài liệu lưu trữ?

Hiện nay thị trường số hóa dữ liệu lưu trữ là mới đối với các ngân hàng ở Việt Nam vì vậy các ngân hàng cần đánh giá, lựa chọn các nhà cung cấp có uy tín, có khả năng cung cấp giải pháp số hóa một cách tổng thể  chứ không đơn thuần dừng lại ở việc cung cấp các máy scan tài liệu đồng thời khách hàng cũng cần hiểu rõ nhu cầu để có sự lựa chọn phù hợp: 

– Bạn sẽ số hóa những loại tài liệu gì? Có muốn số hóa hồ sơ

– Số lượng tài liệu cần số hóa dữ liệu trong khoảng thời gian bao lâu. 

– Mục đích số hóa dữ liệu chính của bạn là gì? (truy cập, vận hành hiệu quả, tăng doanh thu…) 

– Kích thước tài liệu bạn muốn scan? 

– Bạn cần chất lượng scan? (độ phân giải?, 1 mặt hay 2 mặt?…) 

– Loại định dạng đầu ra mong muốn của bạn? (TIFF, JPEG, PDF…?) 

– Ngân sách để tiến hành số hóa dữ liệu?

Thẻ:, , , ,

Bài viết liên quan

Thực trạng chuyển đổi số trong ngành nông nghiệp
Thực trạng chuyển đổi số trong ngành nông nghiệp
Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin và khoa học kỹ thuật hiện đại, chuyển đổi số là một xu thế tất yếu trong các lĩnh vực hiện nay. Nông nghiệp cũng là một ngành không ngoại lệ. Chuyển đổi số trong lĩnh vực nông nghiệp sẽ giúp nông dân, trang trại, hợp tác xã, doanh nghiệp nâng cao năng suất, chất lượn, tối ưu hoá hoạt động sản xuất.  
Một số lưu ý về số hoá hồ sơ cho Viện Kiểm Sát
Một số lưu ý về số hoá hồ sơ cho Viện Kiểm Sát
Cùng với sự phát triển của Kinh tế và Khoa học Kỹ thuật trong thời đại 4.0, việc số hoá hồ sơ vụ án hình sự đã và đang trở thành công cụ hữu hiệu, đem lại lợi ích thiết thực, giúp tra cứu và khai thác tài liệu nhanh chóng, phục vụ hiệu quả cho các Kiểm soát viên tại Toà. Tuy nhiên, việc số hoá hồ sơ cần chú ý đến một số vấn đề chính như sau
CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG NGÀNH ĐIỆN LỰC
CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG NGÀNH ĐIỆN LỰC
Ngành điện lực trong nước là một trong những ngành được ưu tiên hàng đầu trong chiến lược chuyển đổi số của chính phủ. Cùng EcoIT tìm hiểu về những giải pháp thực thi kế hoạch thực thi chuyển đổi số ngành điện lực trong nước trong bài viết dưới đây
Quy trình chỉnh lý tài liệu cho ngân hàng
Quy trình chỉnh lý tài liệu cho ngân hàng
êu cầu sự bảo mật và lưu trữ một cách rõ ràng, khoa học. Bởi vậy, công tác lưu trữ tài liệu cho ngân hàng luôn được coi trọng và yêu cầu cần có một quy trình đảm bảo. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp những thông tin về quy trình chỉnh lý tài liệu cho ngân hàng.
LỢI ÍCH CỦA CHUYỂN ĐỔI SỐ NGÀNH BÁN LẺ
LỢI ÍCH CỦA CHUYỂN ĐỔI SỐ NGÀNH BÁN LẺ
Trong bối cảnh cuộc cách mạng khoa học công nghệ 4.0 đang diễn ra đã tác động nhiều lên ngành bán lẻ. Tuy nhiên, có thể xem đây là cơ hội để ngành bán lẻ phát triển mạnh mẽ nhất. Chuyển đổi số ngành bán lẻ chính là "xương sống" góp phần thành công trong kinh doanh ngành dịch vụ.