Ngày nay, số hoá tài liệu lưu trữ không còn là thuật ngữ xa lạ đối với các ngân hàng đặc biệt trong bối cảnh dữ liệu lưu trữ trong các ngân hàng ngày càng nhiều. Số hóa tài liệu lưu trữ giúp việc quản lý thông tin của khách hàng trở nên tối ưu và khoa học hơn.
Số hóa dữ liệu lưu trữ trong ngân hàng là hình thức chuyển đổi dữ liệu từ các vật mang tin khác như tài liệu nền giấy, ảnh; tài liệu âm thanh….(trong đó phần lớn là tài liệu lưu trữ trên giấy) thành những dữ liệu dạng tín hiệu số được máy tính hiểu và lưu trữ. Những tài liệu này sẽ được lưu trữ trên nền tảng đám mây hoặc máy chủ riêng.
Thực tế, hầu hết các ngân hàng đều có rất nhiều tài liệu cần lưu trữ như các loại hồ sơ, tài liệu báo cáo, thống kế tiền tệ,…Các văn bản này có thể được mang đi cất, giữ, bảo quản ở một nơi nào đó phục vụ cho viêc tìm kiếm, tra soát, chia sẻ về sau. Sẽ không có vấn đề gì nếu khối lượng tài liệu cần lưu là không đáng kể. Tuy nhiên, hiện nay khối lượng tài liệu cần lưu trữ của các ngân hàng khá nhiều yêu cầu phải phân công riêng nguồn nhân sự phụ trách quản lí. Ngoài nhân sự, không gian đảm bảo cho việc lưu trữ tài liệu an toàn, tránh mối mọt cũng khiến cho doanh nghiệp khá đau đầu.
Số hoá tài liệu lưu trữ là giải pháp hiệu quả giải quyết vấn đề đó và mang lại rất nhiều lợi ích khác:
Số hóa tài liệu lưu trữ giúp ngân hàng cắt giảm chi phí cũng như thời gian lưu trữ thông tin. Không chỉ là chi phí về nhân sự phụ trách quản lý tài liệu mà còn chi phí cho không gian có đặc điểm đặc thù đảm bảo cho việc lưu trữ.
Đây là lợi ích nổi bật nhất của phương pháp số hóa tài liệu lưu trữ. Mọi thông tin ở dạng tín hiệu số đều được bảo mật tối ưu qua việc xác minh danh tính người dùng. Khả năng truy cập tài liệu phụ thuộc vào chức vụ và bộ phận của bạn trong ngân hàng
Nhờ số hóa tài liệu, ngân hàng dễ dàng truy xuất, chia sẻ thông tin. Các hoạt động như trao đổi tài liệu qua mạng (Email, SMS) hay fax được thực hiện nhanh gọn. Từ đó, năng suất làm việc của nhân viên ngân hàng được thúc đẩy, tạo hiệu quả vượt trội trong công việc
Phương pháp số hóa tài liệu giúp cắt giảm lượng lớn rác thải giấy ra môi trường. Đặc biệt, những tài liệu không cần thiết cũng dễ dàng được loại bỏ. Việc này giúp cải thiện tình trạng ô nhiễm môi trường một cách hiệu quả.
Hiện nay thị trường số hóa dữ liệu lưu trữ là mới đối với các ngân hàng ở Việt Nam vì vậy các ngân hàng cần đánh giá, lựa chọn các nhà cung cấp có uy tín, có khả năng cung cấp giải pháp số hóa một cách tổng thể chứ không đơn thuần dừng lại ở việc cung cấp các máy scan tài liệu đồng thời khách hàng cũng cần hiểu rõ nhu cầu để có sự lựa chọn phù hợp:
– Bạn sẽ số hóa những loại tài liệu gì? Có muốn số hóa hồ sơ?
– Số lượng tài liệu cần số hóa dữ liệu trong khoảng thời gian bao lâu.
– Mục đích số hóa dữ liệu chính của bạn là gì? (truy cập, vận hành hiệu quả, tăng doanh thu…)
– Kích thước tài liệu bạn muốn scan?
– Bạn cần chất lượng scan? (độ phân giải?, 1 mặt hay 2 mặt?…)
– Loại định dạng đầu ra mong muốn của bạn? (TIFF, JPEG, PDF…?)
– Ngân sách để tiến hành số hóa dữ liệu?
