Bất kỳ một cơ quan, tổ chức kinh doanh nào bộ phận kế toán luôn là bộ phận quan trọng nhất. Tài liệu của bộ phận kế toán yêu cầu luôn phải chính xác, rõ ràng và bảo mật bởi chứa rất nhiều con số, tài liệu mật ví dụ hợp đồng kinh tế, hoá đơn đầu ra đầu vào, phiếu thu, phiếu chi, báo cáo tài chính. Vì vậy, việc quản lý, vận hành tài liệu kế toán là bài toán nan giải. Theo quy định của Bộ Tài chính, những tài liệu kế toán phải lưu trữ 5 – 10 năm. Vậy, câu hỏi đặt ra là số hoá tài liệu kế toán để làm gì ?
Sau khi số hoá tài liệu, tất cả tài liệu được lưu trữ an toàn, trong một máy chủ trung tâm. Ngoài ra, tài liệu sẽ được phân chia quyền truy cập phù hợp với từng chức năng và nhiệm vụ và chỉ tài khoản được uỷ quyền khai thác thông tin mới xem được nguồn thông tin đó. Bên cạnh đó, tài liệu sau khi số hoá sẽ giúp tránh được việc mất mát hồ sơ tài liệu.
Dù ở bất cứ đâu, bất kù khi nào bạn cũng có thể tìm kiếm, truy xuất, cập nhật thông tin một cách dễ dàng. Điều này giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức, giúp nhân viên tập trung vào công việc một cách tốt hơn. Các nghiệp vụ bóc tách,nhận dạng, phân loại văn bản thực hiện nhanh hơn với phần mềm OCR
Thông qua các tuỳ chỉnh hợp tác tìm kiếm với các tính năng tiện lợi,việc tìm kiếm, truy xuất dữ liệu số hoá trở nên dễ dàng. Tiết kiệm thời gian, nhanh chóng, hiệu quả. Việc tạo, sửa đổi và quản lí trở nên dễ dàng hơn.
Tài liệu khi được số hoá sẽ được gửi, phục hồi nhanh chóng và đáng tin cậy. Số hoá giúp doanh nghiệp gửi và phân phối tài liệu an toàn thông qua mail, fax, SMS,…Việc này có thể thực hiện cho bất kỳ tài liệu nào mà doanh nghiệp đã tích hợp vào hệ thống.
Số hoá tài liệu giúp cho doanh nghiệp xử lí các vấn đề tiềm ẩn mà những doanh nghiệp đang gặp phải chỉ cần sử dụng một lần, thông tin có thể được lưu lại một cách vĩnh viễn. Dữ liệu doanh nghiệp được lưu trữ hệ thống, tra cứu và truy vấn dễ dàng. Từ đó, việc tiếp nhận và tiếp tục vận hành tài liệu khi có sự thay đổi về nhân sự sẽ không còn là vấn đề đau đầu cho cấp lãnh đạo nữa.
