Số hoá tài liệu kế toán trong doanh nghiệp

12/01/2022

Bất kỳ một cơ quan, tổ chức kinh doanh nào bộ phận kế toán luôn là bộ phận quan trọng nhất. Tài liệu của bộ phận kế toán yêu cầu luôn phải chính xác, rõ ràng và bảo mật bởi chứa rất nhiều con số, tài liệu mật ví dụ hợp đồng kinh tế, hoá đơn đầu ra đầu vào, phiếu thu, phiếu chi, báo cáo tài chính. Vì vậy, việc quản lý, vận hành tài liệu kế toán là bài toán nan giải. Theo quy định của Bộ Tài chính, những tài liệu kế toán phải lưu trữ 5 – 10 năm. Vậy, câu hỏi đặt ra là số hoá tài liệu kế toán để làm gì ?

số hoá tài liệu kế toán trong doanh nghiệp
  1. Số hoá tài liệu kế toán nhằm đảm bảo an toàn, cải thiện an ninh cho dữ liệu 

Sau khi số hoá tài liệu, tất cả tài liệu được lưu trữ an toàn, trong một máy chủ trung tâm. Ngoài ra, tài liệu sẽ được phân chia quyền truy cập phù hợp với từng chức năng và nhiệm vụ và chỉ tài khoản được uỷ quyền khai thác thông tin mới xem được nguồn thông tin đó. Bên cạnh đó, tài liệu sau khi số hoá sẽ giúp tránh được việc mất mát hồ sơ tài liệu.   

  1. Số hoá tài liệu kế toán tiết kiệm thời gian, xử lý nhanh chóng

Dù ở bất cứ đâu, bất kù khi nào bạn cũng có thể tìm kiếm, truy xuất, cập nhật thông tin một cách dễ dàng. Điều này giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức, giúp nhân viên tập trung vào công việc một cách tốt hơn. Các nghiệp vụ bóc tách,nhận dạng, phân loại văn bản thực hiện nhanh hơn với phần mềm OCR 

  1. Số hoá tài liệu kế toán phục vụ công tác tìm kiếm dễ dàng, kết nối thông tin nhanh chóng 

Thông qua các tuỳ chỉnh hợp tác tìm kiếm với các tính năng tiện lợi,việc tìm kiếm, truy xuất dữ liệu số hoá trở nên dễ dàng. Tiết kiệm thời gian, nhanh chóng, hiệu quả. Việc tạo, sửa đổi và quản lí trở nên dễ dàng hơn.   

  1. Số hoá tài liệu giúp kế toán dễ dàng phục hồi và vận chuyển tài liệu 

Tài liệu khi được số hoá sẽ được gửi, phục hồi nhanh chóng và đáng tin cậy. Số hoá giúp doanh nghiệp gửi và phân phối tài liệu an toàn thông qua mail, fax, SMS,…Việc này có thể thực hiện cho bất kỳ tài liệu nào mà doanh nghiệp đã tích hợp vào hệ thống. 

Số hoá tài liệu giúp cho doanh nghiệp xử lí các vấn đề tiềm ẩn mà những doanh nghiệp đang gặp phải chỉ cần sử dụng một lần, thông tin có thể được lưu lại một cách vĩnh viễn. Dữ liệu doanh nghiệp được lưu trữ hệ thống, tra cứu và truy vấn dễ dàng. Từ đó, việc tiếp nhận và tiếp tục vận hành tài liệu khi có sự thay đổi về nhân sự sẽ không còn là vấn đề đau đầu cho cấp lãnh đạo nữa. 

Thẻ:, , , ,

Bài viết liên quan

Đơn giá số hoá tài liệu lưu trữ được quyết định dựa trên yếu tố nào?
Đơn giá số hoá tài liệu lưu trữ được quyết định dựa trên yếu tố nào?
Ngày nay đối với một số doanh nghiệp lớn thì số hoá tài liệu vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, số hoá tài liệu đòi hỏi một khoản kinh phí không nhỏ, bắt buộc doanh nghiệp phải bỏ không ít chi phí cho việc thuê nhân sự có kỹ năng và các thiết bị số hoá chuyên dụng. Vì vậy, đơn giá số hoá tài liệu cũng là một trong những yếu tố quan trọng cần các đơn vị xem xét kỹ lưỡng và cân nhắc để phù hợp với tình hình của đơn vị của mình
Các trang thiết bị cần có trong kho lưu trữ hồ sơ
Các trang thiết bị cần có trong kho lưu trữ hồ sơ
Hồ sơ cần lưu trữ là những hồ sơ quan trọng và bảo mật. Vì vậy, kho lưu trữ hồ sơ phải đảm bảo yêu cầu cho công tác lưu trữ hồ sơ. Bài viết dưới đây xin cung cấp thông tin về các trang thiết bị cần có trong kho lưu trữ hồ sơ cũng như sự tiện dụng trong quá tình lưu kho.
Thực trạng chuyển đổi số trong ngành nông nghiệp
Thực trạng chuyển đổi số trong ngành nông nghiệp
Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin và khoa học kỹ thuật hiện đại, chuyển đổi số là một xu thế tất yếu trong các lĩnh vực hiện nay. Nông nghiệp cũng là một ngành không ngoại lệ. Chuyển đổi số trong lĩnh vực nông nghiệp sẽ giúp nông dân, trang trại, hợp tác xã, doanh nghiệp nâng cao năng suất, chất lượn, tối ưu hoá hoạt động sản xuất.  
Lợi ích của ứng dụng phần mềm số hoá trong quản lí hồ sơ người có công
Lợi ích của ứng dụng phần mềm số hoá trong quản lí hồ sơ người có công
Ứng dụng phần mềm số hoá trong quản lý hồ sơ người có công đảm bảo việc lưu trữ hồ sơ, tra cứu thông tin, giải quyết các chế độ chính sách, cho người có công thuận lợi, nhanh chóng, đúng thời gian quy định.