Phần lớn các ngân hàng có nhu cầu lưu trữ tài liệu ngày càng cao. Tài liệu lưu trữ cho ngân hàng đa số là những tài liệu yêu cầu sự bảo mật và lưu trữ một cách rõ ràng, khoa học. Bởi vậy, công tác lưu trữ tài liệu cho ngân hàng luôn được coi trọng và yêu cầu cần có một quy trình đảm bảo. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp những thông tin về quy trình chỉnh lý tài liệu cho ngân hàng.

I. MỤC ĐÍCH CỦA CHỈNH LÝ TÀI LIỆU

Số hoá tài liệu giúp ngân hàng sắp xếp lưu trữ hồ sơ một cách khoa học tạo, điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu về sau này

Trong quá trình chỉnh lý, có thể tiết kiệm ngân sách bằng cách loại bỏ tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ, qua đó nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng, và trang thiết bị, phương tiện bảo quản.

Chỉnh lý tài liệu cho ngân hàng bao gồm 2 công đoạn: chuẩn bị chỉnh lý và thực hiện chỉnh lý.

II. CHUẨN BỊ CHỈNH LÝ

Quá trình chuẩn bị chỉnh lý được tiến hành từng bước, theo thứ tự sau:

1. Giao nhận tài liệu

Giao nhận tài liệu là quá trình bàn giao tài liệu giữa nơi bảo quản tài liệu với bộ phận chỉnh lý.

Đối với những lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành có bộ phận quản lý kho riêng biệt với bộ phận chỉnh lý tài liệu thì khi xuất tài liệu ra khỏi kho để chỉnh lý phải tiến hành các thủ tục giao nhận tài liệu. Số lượng tài liệu được giao nhận tính bằng mét giá; riêng đối với phông hoặc khối tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ, phải ghi rõ số lượng cặp, hộp và số lượng hồ sơ, đơn vị bảo quản. Việc giao nhận tài liệu phải được lập thành biên bản theo mẫu đính kèm do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành trong hướng dẫn về chỉnh lý tài liệu hành chính.

Tại các trung tâm lưu trữ quốc gia, việc giao nhận tài liệu được diễn ra giữa phòng bảo quản tài liệu và phòng chỉnh lý. Tại các lưu trữ hiện hành việc giao nhận tài liệu thường diễn ra giữa phòng, kho lưu trữ và bộ phận làm công tác chỉnh lý tài liệu.

2. Vệ sinh sơ bộ tài liệu và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý

Sau khi hoàn tất thủ tục giao nhận tài liệu cần vệ sinh sơ bộ tài liệu và vận chuyển tài liệu về nơi tiến hành chỉnh lý. Bởi lẽ, có nhiều cơ quan, bộ phận chỉnh lý và bộ phận bảo quản tài liệu không ở liền nhau hoặc việc chỉnh lý cần có một diện tích rộng rãi cho nhiều người cùng tham gia nên được bố trí xa nơi bảo quản tài liệu.

Để hạn chế tác hại do bụi bẩn gây ra đối với người thực hiện chỉnh lý, trước khi chỉnh lý cần tiến hành vệ sinh sơ bộ tài liệu bằng cách dùng các loại chổi lông thích hợp để quét, chải bụi bẩn trên cặp, hộp hoặc bao gói tài liệu, sau đó đến từng tập tài liệu.

Khi vệ sinh và vận chuyển tài liệu cần lưu ý tránh làm xáo trộn trật tự sắp xếp các cặp, hộp hoặc bao gói tài liệu cũng như các hồ sơ hay các tập tài liệu trong mỗi cặp, hộp hoặc bao gói; đồng thời không làm hư hại tài liệu.

3. Khảo sát tài liệu

3.1 Mục đích

– Khảo sát tài liệu là bước quan trọng trong quá trình chuẩn bị chỉnh lý tài liệu. Khảo sát tài liệu nhằm mục đích:

– Khảo sát tài liệu nhằm nắm được tình hình thực tế tài liệu về số lượng, thành phần, nội dung và tình trạng vật lý của khối tài liệu đang chuẩn bị chỉnh lý, làm cơ sở cho việc lập kế hoạch chỉnh lý và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý; lập kế hoạch tiến hành thu thập, sưu tầm những tài liệu phát hiện còn thiếu sau khi khảo sát để bổ sung nhằm hoàn chỉnh phông lưu trữ.

3.2 Yêu cầu của khảo sát tài liệu là phải xác định những vấn đề sau:

– Tên phông; giới hạn thời gian tài liệu: là xác định thời gian sớm nhất và thời gian muộn nhất của tài liệu trong phông hoặc khối tài liệu chuẩn bị chỉnh lý.

– Khối lượng tài liệu đưa ra chỉnh lý: số mét giá (đối với tài liệu chưa được lập hồ sơ); số cặp, gói tài liệu hoặc số lượng hồ sơ, đơn vị bảo quản (đối với tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ).

– Thành phần tài liệu: tài liệu hành chính bao gồm những loại văn bản, giấy tờ gì. Ngoài tài liệu hành chính ra còn loại tài liệu nào trong phông, trong khối tài liệu chuẩn bị chỉnh lý không, số lượng của mỗi loại đó (nếu có) là bao nhiêu.

– Nội dung tài liệu: Quá trình khảo sát yêu cầu cán bộ cần đọc, tìm hiểu để nắm được nội dung cơ bản của khối tài liệu chuẩn bị chỉnh lý. Tài liệu của phông hay của đơn vị phản ánh lĩnh vực hoạt động nào, lĩnh vực chủ yếu trong hoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành phông được phản ánh trong tài liệu.

– Tình trạng phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý, cần phản ánh rõ: mức độ thiếu đủ của phông hoặc khối tài liệu; mức độ xử lý về nghiệp vụ phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu… tình trạng vật lý của phông, khối tài liệu; tình trạng công cụ, thống kê tra cứu tài liệu.

3.3 Trình tự tiến hành

Bước 1: Nghiên cứu biên bản, mục lục hồ sơ, tài liệu giao nộp từ đơn vị, cá nhân vào lưu trữ để nắm được thông tin ban đầu về tài liệu. Có thể phải đọc trực tiếp tài liệu nếu biên bản và mục lục hồ sơ chưa phản ánh hết nội dung khối tài liệu chuẩn bị chỉnh lý hoặc trong trường hợp tài liệu đưa ra chỉnh lý còn trong tình trạng chưa lập hồ sơ, bó gói.

Bước 2: Trực tiếp xem xét khối tài liệu. Nếu có nhiều người cùng tham gia thì phân công mỗi người khảo sát một phần.

Bước 3: Tập hợp thông tin và viết báo cáo kết quả khảo sát

4. Bổ sung tài liệu

Trong quá trình khảo sát, nếu phát hiện thành phần tài liệu của phông còn thiếu cần tiến hành thu thập, bổ sung trước khi thực hiện chỉnh lý. Phạm vi và thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung được xác định căn cứ vào các yếu tố sau:

– Mục đích, yêu cầu và phạm vi giới hạn tài liệu đưa ra chỉnh lý;

– Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu;

– Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị hình thành phông, của các đơn vị, bộ phận và nhiệm vụ của các cá nhân liên quan.

– Sổ đăng ký văn bản đi, đến;

– Biên bản giao nhận tài liệu của các đơn vị, bộ phận và cá nhân (nếu có).

Nguồn bổ sung tài liệu từ thủ trưởng cơ quan, đơn vị; các đơn vị, cá nhân được giao giải quyết công việc; những cán bộ đã nghỉ hưu, chuyển công tác; cơ quan, tổ chức cấp trên hoặc cơ quan, tổ chức trực thuộc…

5. Lập kế hoạch và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý

5.1 Lập kế hoạch chỉnh lý

Kế hoạch chỉnh lý là bản dự kiến nội dung công việc, tiến độ thực hiện, nhân lực và cơ sở vật chất phục vụ cho việc chỉnh lý.

Kế hoạch chỉnh lý cần nêu rõ: số lượng cán bộ tham gia chỉnh Lý, thời gian tiến hành chỉnh lý và mức độ đạt được trong mỗi khoảng thời gian nhất định.

5.2 Biên soạn các văn bản hướng dẫn

Trong quá trình thực hiện chỉnh lý có từ hai người tham gia trở lên cần biên soạn những văn bản hướng dẫn về chỉnh lý để đảm bảo thống nhất việc thực hiện kế hoạch và các nghiệp vụ chỉnh lý.

5.3 Biên soạn bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ

Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ: là bản hướng dẫn cách phân chia tài liệu của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý thành các nhóm cơ bản, nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ theo một phương án phân loại nhất định và phương án lập hồ sơ. Hướng dẫn phân loại tài liệu, lập hồ sơ nhằm mục đích làm căn cứ cho các cán bộ phân loại và lập hồ sơ một cách thống nhất trong toàn phông lưu trữ hoặc nhóm tài liệu.

Trong đó phương án phân loại tài liệu là bản dự kiến phân chia tài liệu trong phông, trong khối tài liệu thành các nhóm cơ bản, nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ, nhóm nhỏ nhất dựa theo những đặc trưng phân loại khác nhau và trật tự sắp xếp các nhóm tài liệu trong phông.

*Nội dung của bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ:

Bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ bao gồm hai phần chính: hướng dẫn phân loại tài liệu và hướng dẫn lập hồ sơ.

Phần 1: Hướng dẫn phân loại tài liệu

Nội dung của phần này bao gồm phương án phân loại tài liệu và những hướng dẫn cụ thể trong quá trình phân chia tài liệu của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý thành các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ hay đưa tài liệu vào các nhóm thích hợp.

Việc lựa chọn và xây dựng phương án phân loại tài liệu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý được tiến hành trên cơ sở vận dụng các nguyên tắc, phương pháp phân loại tài liệu phông lưu trữ vào tình hình thực tế của phông hoặc khối tài liệu. Để xây dựng được một phương án phân loại khoa học cần lựa căn cứ vào bản lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông, báo cáo kết quả khảo sát tài liệu đồng thời căn cứ vào yêu cầu tổ chức, sắp xếp và khai thác sử dụng tài liệu sau này. Tuỳ thuộc vào từng phông hoặc khối tài liệu cụ thể, có thể lựa chọn một trong những phương án phân loại tài liệu sau:

Phần 2: Hướng dẫn lập hồ sơ

Lập hồ sơ là nội dung quan trọng cần thực hiện tại văn thư cơ quan và các phòng, ban, đơn vị trực thuộc trước khi đưa vào lưu trữ. Tuy nhiên, với thực tế ở Việt Nam việc lập hồ sơ tại văn thư cơ quan còn rất yếu, hầu hết hồ sơ đưa vào lưu trữ đều chưa hoàn chỉnh, thậm chí có những tài liệu vào đến lưu trữ vẫn chưa được lập hồ sơ. Vì vậy, trong chỉnh lý tài liệu một nội dung chủ yếu là lập hồ sơ.

* Nội dung phần hướng dẫn lập hồ sơ bao gồm:

– Hướng dẫn chi tiết về phương pháp tập hợp văn bản, tài liệu theo đặc trưng chủ yếu như vấn đề, tên gọi của văn bản, tác giả, cơ quan giao dịch, thời gian, địa danh… thành hồ sơ đối với những phông hoặc khối tài liệu còn ở trong tình trạng lộn xộn, chưa được lập hồ sơ.

– Hướng dẫn chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ đối với những phông hoặc khối tài liệu đã được lập hồ sơ nhưng còn chưa chính xác, đầy đủ, chưa đạt yêu cầu nghiệp vụ đặt ra.

5.4 Biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu

Xác định giá trị tài liệu là lựa chọn những tài liệu có giá trị và định thời hạn bảo quản cho chúng. Tuy nhiên, quá trình xác định giá trị tài liệu thường có những tác động bởi ý kiến chủ quan của người làm công tác xác định giá trị tài liệu. Vì vậy, trong chỉnh lý tài liệu thường có nhiều người tham gia và cần có sự hướng dẫn về xác định giá trị tài liệu để đảm bảo tính thống nhất.

Bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu phải được biên soạn chi tiết, cụ thể đối với các phông tài liệu được chỉnh lý lần đầu; những lần sau chỉ cần sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.

Nội dung bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu bao gồm hai phần chính: phần bản kê (dự kiến) các nhóm tài liệu cần giữ lại bảo quản hoặc loại ra khỏi phông.

Căn cứ để biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu:

– Các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu;

– Các quy định của pháp luật có liên quan đến thời hạn bảo quản tài liệu;

– Các bảng thời hạn bảo quản tài liệu (nếu có);

– Các bản hướng dẫn thành phần hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử;

– Danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị hình thành phông (nếu có);

– Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông;

– Bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ;

– Ngoài ra cần tham khảo ý kiến của các cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, đặc biệt là các cán bộ chuyên môn giải quyết công việc.

Kế hoạch chỉnh lý và những văn bản hướng dẫn nghiệp vụ phải được người có thẩm quyền phê duyệt hoặc người có trách nhiệm thông qua và có thể bổ sung hoàn thiện trong quá trình thực hiện để phù hợp với thực tế tài liệu. Bởi lẽ những văn bản này được biên soạn trước khi chỉnh lý và tiếp xúc trực tiếp với tài liệu.

IV. THỰC HIỆN CHỈNH LÝ

Đây là nội dung quan trọng được tiến hành sau khi hoàn tất các bước chuẩn bị chỉnh lý. Thực hiện chỉnh lý gồm những bước cơ bản sau:

1. Phân loại tài liệu

Căn cứ vào bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ, tiến hành phân chia tài liệu thành các nhóm theo trình tự sau:

Bước 1: Phân chia tài liệu thành các nhóm cơ bản;

Bước 2: Phân chia tài liệu trong các nhóm cơ bản thành các nhóm lớn;

Bước 3: Phân chia tài liệu trong các nhóm lớn thành các nhóm vừa;

Bước 4: Phân chia tài liệu trong các nhóm vừa thành các nhóm nhỏ…

Trong quá trình phân chia tài liệu thành các nhóm, nếu phát hiện thấy những bản chính, bản gốc của những văn bản tài liệu có giá trị thuộc phông khác thì phải để riêng và lập thành danh mục để bổ sung cho phông đó.

Thực hiện việc phân loại tài liệu trong chỉnh lý những phông có khối tài liệu lớn thường cần một diện tích nhất định. Vì vậy, trước khi tiến hành phân loại người phụ trách chỉnh lý cần chú ý đến không gian làm việc để đảm bảo đưa tài liệu ra phân loại.

2. Khôi phục hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ

Đối với những phông tài liệu chưa được lập hồ sơ, trong chỉnh lý chúng ta cần tiến hành lập hồ sơ.

Trong phạm vi các nhóm nhỏ, căn cứ vào bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ và bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, tiến hành lập hồ sơ kết hợp với xác định giá trị tài liệu và định thời hạn bảo quản cho hồ sơ.

Trong quá trình sắp xếp văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ cần có sự xem xét loại bớt những tài liệu trùng thừa, những tài liệu hết giá trị ra khỏi hồ sơ. Đối với những tài liệu loại ra cũng cần lập danh mục và ghi rõ lý do loại và xếp ở phần cuối hồ sơ. Những tài liệu này chỉ được loại sau khi có sự kiểm tra kỹ lưỡng chất lượng hồ sơ.

Nếu hồ sơ có quá nhiều văn bản, tài liệu, độ dày quá lớn không cho vừa các hộp, cặp cần chia nhỏ thành các đơn vị bảo quản một cách hợp lý.

Chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ đối với những phông tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ.

Căn cứ vào bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ và bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, tiến hành kiểm tra toàn bộ hồ sơ của phông; chỉnh lý hoàn thiện hồ sơ kết hợp với xác định giá trị tài liệu và định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ. Chỉnh sửa và hoàn thiện đối với những hồ sơ chưa đạt yêu cầu.

Mỗi hồ sơ được lập hoặc được chỉnh sửa hoàn thiện được để trong một tờ bìa tạm hoặc một sơ mi riêng và đánh số tạm thời. Những thông tin trên bìa tạm cũng cần được thể hiện trên một tấm thẻ.

Trong quá trình chỉnh sửa hồ sơ có thể loại bớt những tài liệu trùng thừa hoặc hết giá trị trong một hồ sơ, sau đó lập danh mục và để vào phần cuối của hồ sơ và loại huỷ sau khi có kiểm tra lại hồ sơ lần cuối. Có thể trong quá trình kiểm tra hoàn chỉnh hồ sơ cần tiến hành tìm kiếm và bổ sung tài liệu cho hồ sơ được hoàn chỉnh hơn.

3. Biên mục phiếu tin

Việc biên mục phiếu tin hồ sơ và xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu một cách tự động hoá có thể tiến hành một cách độc lập đối với các phông tài liệu đã được chỉnh lý. Đối với những phông tài liệu chưa được chỉnh lý cần tiến hành kết hợp việc biên mục phiếu tin với quá trình lập hồ sơ, kiểm tra hoàn chỉnh hồ sơ để rút bớt công đoạn, tiết kiệm nguyên vật liệu và nhân lực lao động.

Phiếu tin là phiếu mô tả hồ sơ hay một biểu ghi tổng hợp các thông tin về một hồ sơ hay một đơn vị bảo quản. Mỗi yếu tố thông tin của hồ sơ được phản ánh trên một trường thông tin của phiếu tin. Phiếu tin được sử dụng thay thế cho thẻ tạm trong quá trình hệ thống hoá các hồ sơ trong phông theo phương án phân loại. Phiếu tin còn được sử dụng để nhập cơ sở dữ liệu vào máy tiín phục vụ công tác quản lý và tra tìm tài liệu.

Các thông tin cơ bản của một hồ sơ được biểu thị trên phiếu tin bao gồm: Tên hoặc mã kho lưu trữ; Tên hoặc số phông lưu trữ; số lưu trữ; ký hiệu thông tin; tiêu đề hồ sơ; chú giải; thời gian của tài liệu; thời hạn bảo quản; chế độ sử dụng; tình trạng vật lý của tài liệu trong hồ sơ; ngôn ngữ tài liệu; bút tích (nếu có).

Trong quá trình chỉnh lý, biên mục phiếu tin thay cho thẻ tạm những thông tin chưa thể hiện được chúng ta có thể bỏ trống và hoàn chỉnh sau khi đã có những thông tin đầy đủ, chính xác.

4. Hệ thống hóa hồ sơ

Có thể tiến hành hệ thống hoá tài liệu bằng thẻ tạm hoặc phiếu tin.

Bước 1: Sắp xếp các phiếu tin hoặc thẻ tạm trong phạm vi mỗi nhóm nhỏ; sắp xếp nhóm nhỏ trong từng nhóm vừa, các nhóm vừa trong mỗi nhóm lớn và các nhóm lớn trong phông theo phương án phân loại tài liệu và đánh số thứ tự tạm thời lên phiếu tin hoặc thẻ tạm.

Bước 2: Sắp xếp toàn bộ hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản của phông theo thứ tự tạm thời của phiếu tin hoặc thẻ tạm.

Khi tiến hành hệ thống hoá hồ sơ phải kết hợp với việc kiểm tra và chỉnh sửa những hồ sơ được lập bị trùng lặp, bị xé lẻ hay việc xác định giá trị tài liệu giữa các cán bộ làm công tác lập hồ sơ chưa đồng nhất. Cần kiểm tra lần cuối cùng trước khi đánh số chính thức cho hồ sơ.

5. Biên mục hồ sơ

Sau khi đã hệ thống hoá hồ sơ theo phương án phân loại cần tiến hành biên mục hồ sơ. Biên mục hồ sơ gồm hai công đoạn chính là biên mục bên trong và biên mục bên ngoài.

5.1 Biên mục bên trong hồ sơ bao gồm các công việc:

* Đánh số tờ

Mục đích của việc đánh số tờ nhằm cố định vị trí các tờ tài liệu, các văn bản trong hồ sơ theo trình tự logic đã được sắp xếp khi lập hồ cơ. Đánh số tờ còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý hồ sơ và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu.

Dùng bút chì đen, mềm hoặc máy dập số để đánh số thứ tự của tờ tài liệu, từ tờ đầu tiên đến tờ cuối cùng có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản. Số tờ được đánh bằng chứ số Ảrập và góc phải của phía trên của tờ tài liệu. Trường hợp đánh nhầm số thì gạch đi và đánh lại ở bên cạnh; đối với những tờ đã bị bỏ sót khi đánh số thì đánh trùng với số từ trước đó và thêm vào các chức cái la tinh viết thường theo thứ tự abc ở phía sau, ví dụ: có hai tờ bị bỏ sót không đánh số sau tờ số 10 có thể đánh tiếp cho hai tờ đó là 10a, 10b. Mức độ sai sót không được vượt quá 5% số lượng tờ trong hồ sơ. Trường hợp cán bộ lưu trữ đánh số nhầm hay bỏ sót nhiều phải đánh số lại.

Số lượng tờ hồ sơ sau khi đánh số được bổ sung vào thẻ tạm hoặc phiếu tin của hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản.

Đánh số tờ là công việc không khó song yêu cầu người làm công việc này phải có tính cần thận, chu đáo.

* Viết mục lục văn bản

Mục lục văn bản là hệ thống văn bản, tài liệu có trong một hồ sơ. Việc viết mục lục văn bản trên tờ mục lục còn gọi là biên mục bên trong hồ sơ. Viết mục lục văn bản là ghi các nội dung thông tin về từng văn bản có trong hồ sơ lên tờ mục lục được in riêng hoặc phần mục lục văn bản được in sẵn trong bìa hồ sơ theo Tiêu chuẩn ngành TCN 01: 2002 “Bìa hồ sơ” được ban hành kèm theo Quyết định số 62/QĐ-LTVN ngày 07 tháng 5 năm 2002 của Cục Lưu trữ nhà nước.

Các thông tin thể hiện trên mục lục văn bản là: Số thứ tự, số ký hiệu văn bản, ngày tháng năm ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn bản, tác giả văn bản, số tờ, ghi chú.

* Viết chứng từ kết thúc

Viết chứng từ kết thúc là ghi số lượng tờ tài liệu, số lượng tờ mục lục văn bản (nếu không được ghi liền với bìa hồ sơ) và đặc điểm của tài liệu trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản vào tờ chứng từ kết thúc được in riêng hoặc in sẵn trên bìa hồ sơ ở trang thứ ba theo Tiêu chuẩn ngành TCN 01: 2002 “Bìa hồ sơ” được ban hành kèm theo Quyết định số 62/QĐ-LTVN ngày 07 tháng 5 năm 2002 của Cục Lưu trữ nhà nước.

Việc viết chứng từ kết thúc được thực hiện sau khi thực hiện các công đoạn kiểm tra hồ sơ, đánh số tờ và viết mục lục văn bản. Vì vậy, người viết chứng từ kết thúc phải có cách nhìn khái quát và biết tóm tắt những thông tin cần thiết để thể hiện lên chứng từ kết thúc một cách chính xác.

Việc đánh số tờ, viết mục lục văn bản và chứng từ kết thúc chỉ áp dụng với những hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài (từ 20 năm trở lên) hoặc bảo quản vĩnh viễn.

5.2 Biên mục bên ngoài

Biên mục bên ngoài hồ sơ là là viết ghi những thông tin cần thiết lên bìa hồ sơ.

Căn cứ vào phiếu tin hoặc thẻ tạm, ghi các thông tin cần thiết lên bìa hồ sơ như: Tên phông, tên đơn vị tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc của tài liệu trong hồ sơ; số lượng tờ; số phông; số mục lục; số hồ sơ (số hồ sơ tạm thời chỉ được viết bằng bút chì); thời hạn bảo quản của hồ sơ.

Khi viết bìa hồ sơ cần lưu ý:

– Tên phông là tên gọi chính thức của đơn vị hình thành phông. Đối với những đơn vị hình thành phông có sự thay đổi về tên gọi nhưng về cơ bản chức năng, nhiệm vụ không thay đổi thì lấy tên phông là tên gọi cuối cùng của tên đơn vị hình thành phông;

– Chữ viết trên bìa hồ sơ phải rõ ràng, sạch, đẹp và đúng chính tả, không có sự dập xoá, chỉ được viết tắt những từ đã quy định trong bằng chữ viết tắt;

– Mực viết bìa hồ sơ dùng loại mực đen, bền màu và viết nét đậm.

Trong chỉnh lý tài liệu, cần chọn những người chữ đẹp, cẩn thận để viết bìa hồ sơ, thống nhất về cách viết tên kho, tên phông theo chữ viết hoa hay chữ viết thường trong toàn bộ hồ sơ của phông.

6. Vệ sinh tài liệu (tháo bỏ ghim, kẹp, đánh số tạm vào sơ mi và làm phẳng tài liệu)

Ghim, kẹp tài liệu để lâu cũng là nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu. Khi đánh số tờ tài liệu là đã cố định vị trí của các tài liệu trong hồ sơ. Vì vậy, có thể tháo được ghim, kẹp tài liệu;

Dùng bàn chải thích hợp để quét chải làm sạch tài liệu;

Dùng các dụng cụ như: dao lưỡi mỏng, móc chuyên dùng… để gỡ bỏ ghim kẹp tài liệu;

Làm phẳng tài liệu đối với những tờ tài liệu bị quăn, gấp, nhàu.

Vệ sinh và tháo bỏ ghim, kẹp tài liệu là công đoạn góp phần kép dài tuổi thọ tài liệu.

7. Thống kê, kiểm tra tài liệu và làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị

7.1 Thống kê tài liệu hết giá trị

Tài liệu hết giá trị loại ra trong quá trình chỉnh lý phải được tâp hợp thành các nhóm theo phương án phân loại và thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị theo mẫu đính kèm. Khi thống kê tài liệu loại cần chú ý:

– Các bó, gói tài liệu loại ra trong quá trình chỉnh lý được đánh số liên tục từ 01 đến hết trong phạm vi toàn phông;

– Trong mỗi bó, gói, các tập tài liệu được đánh số riêng, tờ 01 đến hết.

Việc thống kê tài liệu hết giá trị cần làm chính xác và cẩn thận, đặc biệt cần thuyết minh cho lý do loại huỷ, tránh trường hợp sơ xuất.

7.2 Kiểm tra, làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu loại

Tài liệu hết giá trị loại ra trong quá trình chỉnh lý phải được Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức kiểm tra, cấp có thẩm quyền thẩm định.

Qua kiểm tra và thẩm tra, những tài liệu được yêu cầu giữ lại bảo quản phải được lập thành hồ sơ và sắp xếp vào vị trí phù hợp hoặc bổ sung vào các hồ sơ tương ứng của phông; đối với tài liệu hết giá trị về mọi phương diện, phải lập hồ sơ đề nghị tiêu huỷ và trình cấp có thẩm quyền ra quyết định tiêu huỷ và tổ chức tiêu huỷ theo đúng quy định của pháp luật.

Hồ sơ đề nghị tiêu huỷ tài liệu gồm:

– Danh mục tài liệu loại kèm theo bản thuyết minh tài liệu loại;

– Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức;

– Văn bản thẩm định của cấp có thẩm quyền.

8. Đánh số chính thức; vào bìa, hộp, cặp; viết, dán nhãn hộp và sắp xếp tài liệu lên giá, tủ

8.1 Đánh số chính thức

Số chính thức của hồ sơ là số cố định của hồ sơ trong các giá, kho lưu trữ. Số chính thức là số lưu trữ và có thể sử dụng nó trong việc quản lý và tra tìm hồ sơ khi cần thiết. Vì vậy, số chính thức trên bìa hồ sơ nhất thiết phải thống nhất với số chính thức trên phiếu tin, mục lục hồ sơ và những công cụ tra tìm khác.

Số chính thức được đánh bằng chữ số Ảrập cho toàn bộ hồ sơ của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý lên thẻ tạm hoặc phiếu tin và lên bìa hồ sơ. Số hồ sơ được đánh liên tục trong toàn phông.

– Đối với những phông tài liệu được chỉnh lý lần đầu số chính thức của hồ sơ được đánh từ số 01 đến hết;

– Đối với những đợt chỉnh lý sau: đánh từ số tiếp theo số hồ sơ cuối cùng trong mục lục hồ sơ của chính phông hoặc khối tài liệu đó trong đợt chỉnh lý trước.

8.2 Vào bìa hồ sơ và đưa hồ sơ vào cặp hộp

Việc vào bìa hồ sơ đòi hỏi những cán bộ tham gia phải cẩn thận sao cho tiêu đề hồ sơ và những thông tin trên bìa hồ sơ phải khớp với nội dung bên trong hồ sơ, tránh những sai sót nhầm lẫn đáng tiếc sẽ kéo theo sai số của cả phông hoặc cả khối tài liệu.

8.3 Viết và dán nhãn hộp

Khi viết nhãn hộp phải dùng loại mực đen, bền màu; chữ viết trên nhãn phải rõ ràng, dễ đọc. Nhãn hộp có thể được in riêng hoặc in trực tiếp lên hộp. Nhãn hộp in riêng có mẫu đính kèm.

8.4 Sắp xếp tài liệu lên giá, tủ

Sau khi vào hộp, dán nhãn, tài liệu được sắp xếp lên giá, tủ theo nguyên tắc từ trên trái qua phải trong một ngăn giá, từ trên xuống dưới trong một giá và từ ngoài vào trong trong một phòng kho.

9 Xây dựng công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu

9.1 Lập mục lục hồ sơ

Mục lục hồ sơ là bảng thống kê có hệ thống toàn bộ hồ sơ của một phông lưu trữ, một khối tài liệu. Việc lập mục lục hồ sơ được tiến hành sau khi hoàn tất các công đoạn hệ thống hoá tài liệu, đưa lên giá tủ. Việc lập mục lục hồ sơ bao gồm những công việc sau:

– Viết lời nói đầu: Trong đó giới thiệu tóm tắt lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông; phương án phân loại và kết cấu của mục lục hồ sơ.

– Viết bảng chỉ dẫn mục lục: bảng chỉ dẫn vấn đề, bảng chỉ dẫn tên người, bẳng chỉ dẫn tên địa danh, bảng chữ viết tắt được sử dụng trong mục lục. Đặc biệt cần hướng dẫn cách tra tìm tài liệu bằng mục lục hồ sơ.

– Phần thống kê các tiêu đề hồ sơ: căn cứ các nội dung thông tin trên thẻ tạm, đánh máy và in bảng thống kê của phông; hoặc nhập tin từ phiếu tin vào máy và in bảng thống kê từ CSDL quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu của phông.

9.2 Đóng quyển mục lục

Quyển mục lục có tác dụng phục vụ công tác quản lý và khai thác sử dụng tài liệu.

Quyển mục lục ít nhất được đóng thành 03 bản.

Mẫu trình bày mục lục hồ sơ được thực hiện theo Tiêu chuẩn ngành được ban hành bởi Quyết định số 72/QĐ-KHKT ngày 02 tháng 8 năm 1997 của Cục trưởng Cục Lưu trữ nhà nước về việc ban hành tiêu chuẩn ngành “Mục lục hồ sơ”. Xem thêm phần phụ lục chương 6.

Đối với các lưu trữ hiện hành, phần thống kê các hồ sơ cần có thêm một cột “thời hạn bảo quản” sau cột “Số lượng tờ” để tiện cho việc lựa chọn những tài liệu cần nộp lưu vào lưu trữ lịch sử.

9.3 Xây dựng CSDL quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu tự động hoá

Việc xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý và tra tìm hồ sơ tài liệu lưu trữ một cách tự động hoá được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.