Phân loại, xác định phông lưu trữ cơ quan trong quá trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ

18/01/2022

Để quá trình chỉnh lý, lưu trữ tài liệu rõ ràng, dễ dàng cho công tác tìm kiếm, truy xuất, chia sẻ thông tin, thì việc phân loại, xác định phông lưu trữ trong lưu trữ cơ quan là điều hoàn toàn cần thiết. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn việc xác định, phân phông lưu trữ trong quá trình phân loại, chỉnh lý tài liệu như sau:

  1. Nội dung về xác định, phân phông lưu trữ cơ quan
    1. 1 Phông lưu trữ cơ quan là gì?

Phông lưu trữ cơ quan là toàn bộ tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan, tổ chức. Các cơ quan, tổ chức được xác định có phông lưu trữ riêng khi có đủ điều kiện, tiêu chuẩn thành lập phông như: cơ quan, tổ chức được thành lập theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền; có tư cách pháp nhân, có con dấu, tài khoản và tài sản riêng; có văn thư độc lập; có trụ sở, biên chế và đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức.

  • Phông lưu trữ đóng là phông lưu trữ đã kết thúc giai đoạn bổ sung tài liệu

Trường hợp, cơ quan, tổ chức thay đổi chức năng, nhiệm vụ, sáp nhập, chia tách, giải thể hoặc ngừng hoạt động thì tài liệu trước đó được lập phông riêng, không còn tài liệu bổ sung tiếp, gọi là phông đóng.

  • Phông lưu trữ mở: là phông lưu trữ còn nguồn bổ sung, cập nhật định kỳ.
  • Phông lưu trữ mở được thiết lập từ tài liệu của các cơ quan, tổ chức, đơn vị là nguồn nộp lưu đang còn hoạt động. Khi đó, Lưu trữ cơ quan sẽ thu thập hồ sơ, tài liệu của các đơn vị khi đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan. Lưu trữ lịch sử sẽ thu thập hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào phông hiện có khi đến hạn.

    1. 2 Phân tách phông lưu trữ

    • Phân và tách phông lưu trữ: Phân phông lưu trữ là việc chia tách để lập các phông lưu trữ độc lập của một kho lưu trữ hoặc một khối phông lưu trữ. Phân phông lưu trữ để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ dựa theo nguyên tắc xuất xứ và phân kỳ lịch sử. Theo nguyên tắc này, tài liệu hình thành qua hoạt động của một cơ quan, tổ chức được phân chia và lập thành phông lưu trữ riêng. Cơ quan, tổ chức có tài liệu là “Đơn vị hình thành phông”.

    Tuy nhiên, tài liệu của một cơ quan, tổ chức (có chung đơn vị hình thành phông) có quá trình hoạt động dài, được thay đổi chức năng, nhiệm vụ hoặc đổi tên, thì tài liệu lưu trữ của từng thời kỳ có chung chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức đó, được phân và lập thành phông lưu trữ riêng.  

    Đối với những đơn vị hình thành phông có sự thay đổi về tên gọi nhưng về cơ bản, có chức năng, nhiệm vụ không thay đổi (tức là chưa đủ điều kiện để lập phông mới) thì lấy tên phông là tên gọi cuối cùng của đơn vị hình thành phông.

    • Giới hạn phạm vi của phông lưu trữ: Khoảng thời gian hoạt động của một cơ quan, tổ chức, trong đó tạo ra phông lưu chữ.

    Giới hạn phạm vi của phông lưu trữ được xem xét đến trường hợp một cơ quan, tổ chức có quá trình hoạt động dài, được thay đổi chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức. Khi đó, tạo ra các khối tài liệu có nội dung khác nhau. Khoảng thời gian thay đổi chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức nêu trên được phân giới hạn phạm vi của một phông lưu trữ riêng.

    2. Áp dụng xác định, phân phông lưu trữ cơ quan

    2.1 Xác định phông trong xây dựng phương án phân loại, chỉnh lý

    Căn cứ vào đặc điểm tình hình tài liệu lưu trữ của cơ quan cụ thể, về tổ chức bộ máy về chức năng nhiệm vụ của cơ quan qua các giai đoạn để có phương án phân loại, chỉnh lý phù hợp, trong đó chú ý đến việc xác định số lượng và tên phông lưu trữ cơ quan.

    Quá trình khảo sát xây dựng phương án chỉnh lý tài liệu cần chú ý đến từng giai đoạn hình thành tài liệu liên quan đến yếu tố pháp lý về cơ chế chính sách về tổ chức bộ máy.

    2.2 Xác định phông trong xây dựng phương án phân loại, chỉnh lý

    Sau khi Phương án phân loại, chỉnh lý được thông qua và triển khai thực hiện, các cơ quan, tổ chức cần gửi về Chi cục Văn thư – Lưu trữ để rà soát, tổng hợp.  

    Thủ trưởng cơ quan, tổ chức triển khai thực hiện phân loại chỉnh lý tài liệu lưu trữ cần phân công trách nhiệm của người làm công tác lưu trữ và lãnh đạo Văn phòng (hoặc Phòng Hành chính) thường xuyên theo dõi kiểm tra việc phân loại, chỉnh lý nhất là việc xác định và phân phông lưu trữ, tránh trường hợp sau chỉnh lý kết quả chưa đạt yêu cầu, phải khắc phục, thực hiện lại nhiều lần, mất thời gian và lãng phí chi phí

    Công văn số 4814/SNV-CCVTLT

    Thẻ:, , , ,

    Bài viết liên quan

    Lợi ích của ứng dụng phần mềm số hoá trong quản lí hồ sơ người có công
    Lợi ích của ứng dụng phần mềm số hoá trong quản lí hồ sơ người có công
    Ứng dụng phần mềm số hoá trong quản lý hồ sơ người có công đảm bảo việc lưu trữ hồ sơ, tra cứu thông tin, giải quyết các chế độ chính sách, cho người có công thuận lợi, nhanh chóng, đúng thời gian quy định. 
    Một số lưu ý về số hoá hồ sơ cho Viện Kiểm Sát
    Một số lưu ý về số hoá hồ sơ cho Viện Kiểm Sát
    Cùng với sự phát triển của Kinh tế và Khoa học Kỹ thuật trong thời đại 4.0, việc số hoá hồ sơ vụ án hình sự đã và đang trở thành công cụ hữu hiệu, đem lại lợi ích thiết thực, giúp tra cứu và khai thác tài liệu nhanh chóng, phục vụ hiệu quả cho các Kiểm soát viên tại Toà. Tuy nhiên, việc số hoá hồ sơ cần chú ý đến một số vấn đề chính như sau
    Các trang thiết bị cần có trong kho lưu trữ hồ sơ
    Các trang thiết bị cần có trong kho lưu trữ hồ sơ
    Hồ sơ cần lưu trữ là những hồ sơ quan trọng và bảo mật. Vì vậy, kho lưu trữ hồ sơ phải đảm bảo yêu cầu cho công tác lưu trữ hồ sơ. Bài viết dưới đây xin cung cấp thông tin về các trang thiết bị cần có trong kho lưu trữ hồ sơ cũng như sự tiện dụng trong quá tình lưu kho.
    Thực trạng chuyển đổi số trong ngành nông nghiệp
    Thực trạng chuyển đổi số trong ngành nông nghiệp
    Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin và khoa học kỹ thuật hiện đại, chuyển đổi số là một xu thế tất yếu trong các lĩnh vực hiện nay. Nông nghiệp cũng là một ngành không ngoại lệ. Chuyển đổi số trong lĩnh vực nông nghiệp sẽ giúp nông dân, trang trại, hợp tác xã, doanh nghiệp nâng cao năng suất, chất lượn, tối ưu hoá hoạt động sản xuất.