Những vấn đề cần lưu ý về số hoá tài liệu lưu trữ ở cơ quan nhà nước

12/01/2022

Các tài liệu lưu trữ ở cơ quan nhà nước đa số đều là tài liệu quan trọng đặt ra những yêu cầu đặc biệt trong công tác lưu trữ, số hoá tài liệu.

Những vấn đề cần lưu ý về số hoá tài liệu lưu trữ ở cơ quan nhà nước

Tài liệu lưu trữ số hóa là tài liệu lưu trữ điện tử được tạo lập từ việc chuyển đổi đầy đủ, chính xác nội dung trên tài liệu giấy sang lưu trữ trên hệ thống máy tính và được ký số bởi cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ được số hóa.

Về công tác này cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ, thông tin truyền thông đã có nhiều văn bản quy định, hướng dẫn để thực hiện thống nhất. Tuy nhiên hiện nay, việc số hóa tài liệu lưu trữ trong các cơ quan nhà nước vẫn đang thực hiện một cách đại trà, chưa đúng quy trình, tiêu chuẩn, chưa có trọng tâm và trọng điểm dẫn đến dữ liệu lưu trữ số hóa chưa đưa ra khai thác được, chi phí bảo quản tài liệu lưu trữ còn chồng chéo lãng phí.

Bởi vậy, khi thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ, các cơ quan cần xây dựng đề án, kế hoạch số hoá tài liệu lưu trữ, trong đó cần lưu ý và quan tâm một số vấn đề sau:

  1. Không thể thay thế hoàn toàn tài liệu bản cứng truyền thống với số hoá tài liệu, hay nói một cách khác là không được “tuyệt đối hóa, lý tưởng hóa tài liệu điện tử”. Số hóa tài liệu là hoạt động cần nguồn kinh phí khá lớn, yêu cầu doanh nghiệp phải cân đối chi phí mua các trang thiết bị scan chuyên dùng với các phần mềm nhận dạng, đảm bảo tính hệ thống, ổn định từ khâu phát triển, lưu trữ bảo quản đến khai thác, sử dụng tài liệu; cân đối chi phí đào tạo nguồn nhân lực số hóa tài liệu, tập huấn người dùng tin cách sử dụng hệ thống thông tin…
  2. Thực hiện lựa chọn ưu tiên số hóa trước các nhóm tài liệu theo các tiêu chí: nội dung tài liệu có giá trị cao; tần suất khai thác sử dụng nhiều; tình trạng vật lý của tài liệu xuống cấp. Bởi vì theo quy định của pháp luật hiện hành về lưu trữ, tài liệu số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa mà vẫn phải thực hiện bảo quản theo thời hạn đã xác định.
  3. Thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu lưu trữ trước khi số hóa nhằm đáp ứng các yêu cầu về dữ liệu đặc tả trong việc tạo cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ hoàn chỉnh theo Thông tư 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ
  4. Thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ và ký số tài liệu lưu trữ số hóa đầy đủ các bước theo quy định tại Thông tư 04/2014/TT-BNV ngày 23/06/2014 quy định định mức kinh tế, kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. Áp dụng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào theo quy định tại Thông tư 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử
  5. Thực hiện việc đấu thầu rộng rãi các gói thầu về số hóa tài liệu lưu trữ để tiết kiệm kinh phí của NSNN. Như chúng ta đã thấy, công nghệ thông tin nói chung và công nghệ số hóa tài liệu lưu trữ hiện nay đã có những phát triển vượt bậc dẫn đến tăng năng suất và giảm chí phí trang thiết bị, thời gian, nhân lực trong việc thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, theo định mức kinh tế kỹ thuật và đơn giá số hóa tài liệu lưu trữ hiện hành do các cơ quan có thẩm quyền được xây dựng từ những năm (2012-2014) đến nay đã lạc hậu trong mối quan hệ tương quan với sự phát triển của khoa học công nghệ. Trong khi chưa sửa đổi, ban hành mới các định mức kinh tế kỹ thuật và đơn giá số hóa tài liệu lưu trữ, các cơ quan cần thực hiện việc đấu thầu rộng rãi các gói thầu về số hóa tài liệu lưu trữ để tiết kiệm kinh phí của NSNN.
  6. Lên phương án quản lý chặt chẽ về bảo mật tài liệu lưu trữ khi đưa ra số hóa từ khâu lựa chọn tài liệu, tiêu chí lựa chọn nhà thầu, đấu thầu, nghiệm thu hoàn thành và đưa vào bảo quản theo quy định.

Thẻ:, , , , ,

Bài viết liên quan

Số hoá tài liệu kế toán trong doanh nghiệp
Số hoá tài liệu kế toán trong doanh nghiệp
Bất kỳ một cơ quan, tổ chức kinh doanh nào bộ phận kế toán luôn là bộ phận quan trọng nhất. Tài liệu của bộ phận kế toán yêu cầu luôn phải chính xác, rõ ràng và bảo mật bởi chứa rất nhiều con số, tài liệu mật ví dụ hợp đồng kinh tế, hoá đơn đầu ra đầu vào, phiếu thu, phiếu chi, báo cáo tài chính. Vì vậy, việc quản lý, vận hành tài liệu kế toán là bài toán nan giải. Theo quy định của Bộ Tài chính, những tài liệu kế toán phải lưu trữ 5 - 10 năm. Vậy, câu hỏi đặt ra là số hoá tài liệu kế toán để làm gì ?
SỐ HOÁ DỮ LIỆU CHO NGÀNH Y TẾ
SỐ HOÁ DỮ LIỆU CHO NGÀNH Y TẾ
Ngày nay, việc số hóa dữ liệu cho ngành y tế không còn là cụm từ xa lạ. Số hoá dữ liệu trong ngành y tế góp phần nâng cao chất lượng khám, chữa bệnh, tăng cường quản trị hệ thống bệnh viện; hội nhập với thế giới và đáp ứng phương châm “lấy người bệnh làm trung tâm”; “an toàn và hài lòng người bệnh" Tuy nhiên, số hoá dữ liệu trong ngành y tế hiện nay đang gặp phải một số khó khăn nhất định
Chuyển đổi số trong ngành du lịch
Chuyển đổi số trong ngành du lịch
Trong bối cảnh dịch bệnh Covid 19 đang diễn ra gay gắt, doanh nghiệp đang đối mặt với hàng ngàn khó khăn và thử thách. Một số doanh nghiệp tự tìm lối thoát cho mình bằng cách thực hiện chuyển đổi số. Du lịch cũng là ngành không ngoại lệ.
Gợi ý giải pháp cho các ngân hàng thương mại Việt Nam khi xây dựng hệ thống quản trị dữ liệu
Gợi ý giải pháp cho các ngân hàng thương mại Việt Nam khi xây dựng hệ thống quản trị dữ liệu
Dữ liệu là một yếu tố quan trọng của bất kỳ ngân hàng nào. Bởi vậy quản trị dữ liệu có thể được coi là vấn đề sống còn tại các ngân hàng. Để kiểm soát tốt dữ liệu, ngân hàng cần tập trung vào việc gợi mở các đặc điểm thiết yếu đối với quản trị dữ liệu của các ngân hàng
Lợi ích của ứng dụng phần mềm số hoá trong quản lí hồ sơ người có công
Lợi ích của ứng dụng phần mềm số hoá trong quản lí hồ sơ người có công
Ứng dụng phần mềm số hoá trong quản lý hồ sơ người có công đảm bảo việc lưu trữ hồ sơ, tra cứu thông tin, giải quyết các chế độ chính sách, cho người có công thuận lợi, nhanh chóng, đúng thời gian quy định.