Hiện nay, vấn đề số hoá tại các doanh nghiệp lớn và nhỏ ngày càng đóng vai trò quan trọng. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn thắc mắc: quy định về số hoá tài liệu lưu trữ như thế nào? Hãy cùng chúng tôi đọc bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về những quy định bắt buộc trong số hoá tài liệu lưu trữ!
Số hoá tài liệu lưu trữ là thực hiện chuyển đổi tài liệu dưới dạng giấy sang lưu trữ trong hệ thống máy tính. Việc số hoá giúp cho việc truy xuất, tìm kiếm, chia sẻ thông tin nhanh chóng và dễ dàng.
Trong thực tế hiện nay thì việc số hoá tài liệu ở hầu hết các doanh nghiệp đang thực hiện không đúng và dễ xảy ra nhiều sai sót, gây nên một số thiệt hại không đáng có như quy trình số hoá tài liệu chưa rõ ràng, mất mát tài liệu,… Việc quản lý tài liệu điện tử và tài liệu số hoá đều phải được tuân thủ theo văn bản quy phạm pháp luật quy định.
Hiện nay việc số hóa tài liệu lưu trữ được thực hiện theo tiêu chuẩn của Thông tư 02/2019/TT – BNV tiêu chuẩn dữ liệu, bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
Các doanh nghiệp hay tổ chức có thể tóm tắt lại tài liệu điện tử ở dạng bản ghi được tạo ra, chuyển giao, gửi hay lưu trữ có sử dụng phương tiện điện tử. Tài liệu điện tử lúc này được xuất phát từ hai nguồn chính:
Nguồn 1: Bản ghi lại các dữ liệu khởi tạo từ đầu.
Nguồn 2: Bản ghi lại các dữ liệu số từ tài liệu truyền thống.
Những dữ liệu nằm trong tiêu chuẩn thông tin số hóa được lưu trữ bao gồm:
• Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ số hóa:
• Vị trí: góc trên, bên phải, trang đầu tài liệu
• Hình ảnh: Dấu của cơ quan, tổ chức, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, có định dạng Protable Network Graphics (.png)
• Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian đăng ký ( ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây, múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601)
e, Tên file: gồm mã hồ sơ và số thứ tự văn bản trong hồ sơ, cách nhau bởi dấu chấm.
Dưới đây là bảng quy định về định dạng tiêu chuẩn trên tài liệu số hóa:
| 1 | Số lưu trữ | Archives Number | String | 50 |
| 2 | Ký hiệu thông tin | InfoSign | String | 30 |
| 3 | Tên sự kiện | EventName | String | 500 |
| 4 | Tiêu đề phim/ âm thanh | Movie Title | String | 500 |
| 5 | Ghi chú | Description | String | 500 |
| 6 | Tác giả | Recorder | String | 300 |
| 7 | Địa điểm | Record Place | String | 300 |
| 8 | Thời gian | Record Date | Date | DD/MM/YYYY |
| 9 | Ngôn ngữ | Language | String | 100 |
| 10 | Thời lượng | PlayTime | String | 8 |
| 11 | Tài liệu đi kèm | Doc Attached | String | 300 |
| 12 | Chế độ sử dụng | Mode | String | 20 |
| 13 | Chất lượng | Quality | String | 50 |
| 14 | Tình trạng vật lý | Format | String | 50 |
Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ gồm 125 bước theo Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 21/10/2011 của Cục văn thư Lưu trữ Nhà nước. Nhưng với yêu cầu phổ thông chỉ cần thực hiện các bước như sau:
Bước 1: Lựa chọn tài liệu để thực hiện việc số hóa
Không có đơn vị nào có thể số hóa một lần nguyên cả kho lưu trữ của mình. Việc lựa chọn ra tài liệu số hóa còn phụ thuộc vào mục tiêu của chủ tài liệu.
Bước 2: Chuẩn bị tài liệu
Cần thực hiện các công việc sau đây:
Bước 3: Cài đặt hệ thống:
Đây là bước quyết định để chuyển đổi từ tài liệu truyền thống sang tài liệu số hóa :
Scan tài liệu và thiết lập hệ thống ảnh, đặt tên cho các File, định dạng file, sắp xếp theo trật tự tổ chức tài liệu như ban đầu, tạo thành một siêu dữ liệu Metadata.
Bước 4: Kiểm tra.
Kiểm tra lại lần nữa chất lượng tài liệu đã được số hóa. Làm lại những tài liệu không đạt yêu cầu.
Bước 5: Nghiệm thu và bàn giao tài liệu số hóa.
Trên đây là những thông tin cơ bản về Những quy định về số hóa tài liệu lưu trữ. Mong rằng bài viết có hữu ích và giúp bạn hiểu thêm về công cuộc số hóa trong thời đại công nghệ mới.
