Những quy định cần biết về số hoá tài liệu lưu trữ

12/01/2022

Hiện nay, vấn đề số hoá tại các doanh nghiệp lớn và nhỏ ngày càng đóng vai trò quan trọng. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn thắc mắc: quy định về số hoá tài liệu lưu trữ như thế nào? Hãy cùng chúng tôi đọc bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về những quy định bắt buộc trong số hoá tài liệu lưu trữ!

  1. Thực trạng số hoá tài liệu lưu trữ

Số hoá tài liệu lưu trữ là thực hiện chuyển đổi tài liệu dưới dạng giấy sang lưu trữ trong hệ thống máy tính. Việc số hoá giúp cho việc truy xuất, tìm kiếm, chia sẻ thông tin nhanh chóng và dễ dàng. 

Trong thực tế hiện nay thì việc số hoá tài liệu ở hầu hết các doanh nghiệp đang thực hiện không đúng và dễ xảy ra nhiều sai sót, gây nên một số thiệt hại không đáng có như quy trình số hoá tài liệu chưa rõ ràng, mất mát tài liệu,… Việc quản lý tài liệu điện tử và tài liệu số hoá đều phải được tuân thủ theo văn bản quy phạm pháp luật quy định. 

  1. Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào được lưu trữ 

Hiện nay việc số hóa tài liệu lưu trữ được thực hiện theo tiêu chuẩn của Thông tư 02/2019/TT – BNV tiêu chuẩn dữ liệu, bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

Những quy định cần biết về số hoá tài liệu lưu trữ

Các doanh nghiệp hay tổ chức có thể tóm tắt lại tài liệu điện tử ở dạng bản ghi được tạo ra, chuyển giao, gửi hay lưu trữ có sử dụng phương tiện điện tử. Tài liệu điện tử lúc này được xuất phát từ hai nguồn chính: 

Nguồn 1: Bản ghi lại các dữ liệu khởi tạo từ đầu.

Nguồn 2: Bản ghi lại các dữ liệu số từ tài liệu truyền thống. 

Những dữ liệu nằm trong tiêu chuẩn thông tin số hóa được lưu trữ bao gồm:

  • Định dạng Protable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên.
  • Ảnh màu 
  • Độ phân giải tối thiểu là 200dpi
  • Tỷ lệ số hóa: 100

• Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ số hóa:

• Vị trí: góc trên, bên phải, trang đầu tài liệu 

• Hình ảnh: Dấu của cơ quan, tổ chức, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, có định dạng Protable Network Graphics (.png) 

• Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian đăng ký ( ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây, múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601)

e, Tên file: gồm mã hồ sơ và số thứ tự văn bản trong hồ sơ, cách nhau bởi dấu chấm. 

Dưới đây là bảng quy định về định dạng tiêu chuẩn trên tài liệu số hóa:

1Số lưu trữArchives NumberString50
2Ký hiệu thông tinInfoSignString30
3Tên sự kiệnEventNameString500
4Tiêu đề phim/ âm thanhMovie TitleString500
5Ghi chúDescriptionString500
6Tác giảRecorderString300
7Địa điểmRecord PlaceString300
8Thời gianRecord DateDateDD/MM/YYYY
9Ngôn ngữLanguageString100
10Thời lượngPlayTimeString8
11Tài liệu đi kèmDoc AttachedString300
12Chế độ sử dụngModeString20
13Chất lượngQualityString50
14Tình trạng vật lýFormatString50
  1. Quy trình số hoá tài liệu lưu trữ 

Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ gồm 125 bước theo Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 21/10/2011 của Cục văn thư Lưu trữ Nhà nước. Nhưng với yêu cầu phổ thông chỉ cần thực hiện các bước như sau:

Bước 1: Lựa chọn tài liệu để thực hiện việc số hóa

Không có đơn vị nào có thể số hóa một lần nguyên cả kho lưu trữ của mình. Việc lựa chọn ra tài liệu số hóa còn phụ thuộc vào mục tiêu của chủ tài liệu.

Bước 2: Chuẩn bị tài liệu

Cần thực hiện các công việc sau đây:

  • Làm phẳng tài liệu bằng bìa cứng, kẹp giấy…;
  • Phân loại tài liệu, để riêng tài liệu đã hư hỏng, rồi sau đó dùng một số kỹ thuật để Scan tài liệu;

Bước 3: Cài đặt hệ thống:

Đây là bước quyết định để chuyển đổi từ tài liệu truyền thống sang tài liệu số hóa :

Scan tài liệu và thiết lập hệ thống ảnh, đặt tên cho các File, định dạng file, sắp xếp theo trật tự tổ chức tài liệu như ban đầu, tạo thành một siêu dữ liệu Metadata.

Bước 4: Kiểm tra. 

Kiểm tra lại lần nữa chất lượng tài liệu đã được số hóa. Làm lại những tài liệu không đạt yêu cầu.

Bước 5: Nghiệm thu và bàn giao tài liệu số hóa.

Trên đây là những thông tin cơ bản về Những quy định về số hóa tài liệu lưu trữ. Mong rằng bài viết có hữu ích và giúp bạn hiểu thêm về công cuộc số hóa trong thời đại công nghệ mới.

Thẻ:, ,

Bài viết liên quan

Thực trạng chuyển đổi số trong ngành nông nghiệp
Thực trạng chuyển đổi số trong ngành nông nghiệp
Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin và khoa học kỹ thuật hiện đại, chuyển đổi số là một xu thế tất yếu trong các lĩnh vực hiện nay. Nông nghiệp cũng là một ngành không ngoại lệ. Chuyển đổi số trong lĩnh vực nông nghiệp sẽ giúp nông dân, trang trại, hợp tác xã, doanh nghiệp nâng cao năng suất, chất lượn, tối ưu hoá hoạt động sản xuất.  
Đơn giá số hoá tài liệu lưu trữ được quyết định dựa trên yếu tố nào?
Đơn giá số hoá tài liệu lưu trữ được quyết định dựa trên yếu tố nào?
Ngày nay đối với một số doanh nghiệp lớn thì số hoá tài liệu vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, số hoá tài liệu đòi hỏi một khoản kinh phí không nhỏ, bắt buộc doanh nghiệp phải bỏ không ít chi phí cho việc thuê nhân sự có kỹ năng và các thiết bị số hoá chuyên dụng. Vì vậy, đơn giá số hoá tài liệu cũng là một trong những yếu tố quan trọng cần các đơn vị xem xét kỹ lưỡng và cân nhắc để phù hợp với tình hình của đơn vị của mình
Phân loại, xác định phông lưu trữ cơ quan trong quá trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Phân loại, xác định phông lưu trữ cơ quan trong quá trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Để quá trình chỉnh lý, lưu trữ tài liệu rõ ràng, dễ dàng cho công tác tìm kiếm, truy xuất, chia sẻ thông tin, thì việc phân loại, xác định phông lưu trữ trong lưu trữ cơ quan là điều hoàn toàn cần thiết. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn việc xác định, phân phông lưu trữ trong quá trình phân loại, chỉnh lý tài liệu như sau
Lợi ích của ứng dụng phần mềm số hoá trong quản lí hồ sơ người có công
Lợi ích của ứng dụng phần mềm số hoá trong quản lí hồ sơ người có công
Ứng dụng phần mềm số hoá trong quản lý hồ sơ người có công đảm bảo việc lưu trữ hồ sơ, tra cứu thông tin, giải quyết các chế độ chính sách, cho người có công thuận lợi, nhanh chóng, đúng thời gian quy định. 
Số hoá tài liệu kế toán trong doanh nghiệp
Số hoá tài liệu kế toán trong doanh nghiệp
Bất kỳ một cơ quan, tổ chức kinh doanh nào bộ phận kế toán luôn là bộ phận quan trọng nhất. Tài liệu của bộ phận kế toán yêu cầu luôn phải chính xác, rõ ràng và bảo mật bởi chứa rất nhiều con số, tài liệu mật ví dụ hợp đồng kinh tế, hoá đơn đầu ra đầu vào, phiếu thu, phiếu chi, báo cáo tài chính. Vì vậy, việc quản lý, vận hành tài liệu kế toán là bài toán nan giải. Theo quy định của Bộ Tài chính, những tài liệu kế toán phải lưu trữ 5 - 10 năm. Vậy, câu hỏi đặt ra là số hoá tài liệu kế toán để làm gì ?