Những hiểu biết cơ bản về phông lưu trữ

14/01/2022

Phông lưu trữ là một khái niệm phổ biến trong lĩnh vực số hoá tài liệu. Vậy phông lưu trữ là gì và khi số hoá tài liệu chúng ta cần lưu ý gì về phông lưu trữ. Những thông tin này sẽ được cung cấp trong bài viết dưới đây:

  1. Phông lưu trữ là gì?

Phông lưu trữ là một khái niệm dùng để chỉ một khối lượng hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh phản ánh quá trình hình thành của một quốc gia, một cơ quan hay một các nhân, một dòng họ, một tổ chức. Ví dụ chúng ta có các phông lưu trữ như Uỷ Ban Kháng chiến – Hành chính Quận Hà Đông giai đoạn 1948 – 1965. Vậy khi tìm hiểu một phông lưu của một đơn vị, ta có thể đặt câu hỏi: đơn vị hình thành phông là một quốc gia, môt cơ quan, một cá nhân, gia đình dòng họ, khối lượng tài liệu trong phông hoàn chỉnh hay tương đối hoàn chỉnh… Trong một phông lưu trữ có thể có rất nhiều tài liệu khác nhau.

những hiểu biết cơ bản về phông lưu trữ

Như vậy, ta có thể thấy mỗi một đơn vị trong quá trình hình thành và phát triển sẽ hình thành và phát triển một khối lượng tài liệu phong phú và đa dạng. Khối tài liệu đó hợp lại thành Phông lưu trữ quốc gia. Mỗi cơ quan trong quá trình hình thành và phát triển sẽ hình thành nên phông lưu trữ cơ quan và mỗi cá nhân, gia đình, dòng họ sẽ hình thành phông lưu trữ cá nhân, phông lưu trữ gia đình, phông lưu trữ dòng họ…

2. Các loại phông lưu trữ

  • Phông lưu trữ Quốc gia

Theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001: “Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam, không phân biệt thời gian, xuất xứ, chế độ xã hội, nơi bảo quản, kỹ thuật làm ra tài liệu đó”.

Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam bao gồm hai phông lớn Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam.

Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, ví dụ tài liệu về các Nhân vật lịch sử, thân thế sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh.

Phông lưu trữ Nhà nước là toàn bộ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, , đơn vị vũ trang nhân dân, các nhân vật lịch sử tiêu biểu và tài liệu khác có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ

Ở nhiều nước trên thế giới Phông Lưu trữ Quốc gia được định nghĩa thống nhất và trong thực tế cũng được quản lý thống nhất. Ở nước ta công tác lưu trữ cũng được tổ chức theo nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Trong thực tế Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam được chia làm hai phông lớn và chịu sự quản lý của hai hệ thống cơ quan khác nhau dưới sự quản lý thống nhất của nhà nước.

Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam do hệ thống các cơ quan Đảng quản lý thống nhất về tài liệu lưu trữ và chỉ đạo thống nhất việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. Cơ quan quản lý Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là Cục Lưu trữ trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng; còn Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ quản lý. Cả hai Phông lưu trữ Đảng và phông Lưu trữ nhà nước đều chịu sự quản lý thống nhất của hệ thống luật pháp về công tác lưu trữ và chịu sự quản lý của Chính phủ.

Thành phần của Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam đã được làm rõ trong bài Thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ.

  • Phông lưu trữ cơ quan

Mỗi một cơ quan, tổ chức trong quá tình hình thành và phát triển sẽ sản sinh ra một khối lượng tài liệu phản ánh quá trình hình thành và phát triển của cơ quan, tổ chức đó.

Phông lưu trữ cơ quan là khối tài liệu hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh phản ánh quá trình hình thành và phát triển của một cơ quan, một tổ chức chính trị, tổ chức kinh tế, văn hóa, xã hội hoặc một đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân.

Thời gian của một Phông lưu trữ cơ quan được tính bắt đầu từ khi cơ quan, tổ chức đó thành lập đến khi cơ quan, tổ chức đó ngừng hoạt động hoặc giải thể.

Phông lưu trữ cơ quan phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản của một phông lưu trữ, tức là ngoài yếu tố của một phông lưu trữ.

Vì vậy, một cơ quan, tổ chức muốn thành lập một phông lưu trữ cần đáp ứng những yêu cầu sau:

– Cơ quan tổ chức đó phải hoạt động độc lập: tức là có văn bản của cơ quan có thẩm quyền cho phép thành lập và hoạt động, có tài khoản riêng, có biên chế riêng, có văn thư và con dấu riêng (có tư cách pháp nhân).

– Tài liệu hình thành trong quá trình hình thành và phát triển của cơ quan, tổ chức phản ánh hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh quá trình hình thành và phát triển của cơ quan đó.

  • Phông lưu trữ cá nhân

Là toàn bộ tài liệu được hình thành trong quá trình sinh sót và hoạt động của môt cá nhân. Phông lưu trữ cá nhân bao gồm nhiều nhóm tài liệu phong phú đa dạng, từ tài liệu về tiểu sử đến các tài liệu phản ánh quá trình học tập, làm việc và những tài liệu thư từ trao đổi, tài liệu của những cá nhân khác viết về người đó. Trong đó có nhiều loại hình tài liệu khác nhau như: tài liệu hành chính; tài liệu nghiên cứu khoa học; tài liệu khoa học kỹ thuật; tài liệu chuyên môn; tài liệu phim ảnh, ghi âm; tài liệu điện tử… 

  • Phông lưu trữ gia đình, dòng họ

Phông lưu trữ gia đình, dòng họ là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của một gia đình, dòng họ hoặc tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của nhiều cá nhân tiêu biểu trong một gia đình, dòng họ.

Phông lưu trữ gia đình, dòng họ cũng có những đặc trưng khác biệt với phông lưu trữ cơ quan hay phông lưu trữ cá nhân. Phông lưu trữ gia đình, dòng họ phản ánh quá trình sống và hoạt động của một gia đình, một dòng họ hoặc nhiều cá nhân tiêu biểu trong một gia đình, dòng họ. Vì vậy, thành phần tài liệu trong phông lưu trữ gia đình, dòng họ rất đa dạng và phức tạp. Do đó việc xây dựng và lựa chọn phương án phân loại cho loại hình phông lưu trữ này là rất khó khăn và phức tạp.

3. Áp dụng xác định, phân phông lưu trữ cơ quan

  • Xác định phông trong xây dựng phương án phân loại chỉnh lý

Căn cứ đặc điểm tình hình tài liệu lưu trữ của cơ quan cụ thể về tổ chức bộ máy về chức năng nhiệm vụ của cơ quan qua các giai đoạn để có phương án phân loại, chỉnh lý phù hợp, trong đó chú ý đến việc xác định số lượng và tên phông lưu trữ cơ quan.

Quá trình khảo sát xây dựng phương án chỉnh lý tài liệu cần chú ý đến từng giai đoạn hình thành tài liệu liên quan đến yếu tố pháp lý về cơ chế chính sách về tổ chức bộ máy.

  • Về kiểm tra, giám sát nâng cao chất lượng phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Sau khi Phương án phân loại, chỉnh lý được thông qua và triển khai thực hiện, các cơ quan, tổ chức cần gửi về Chi cục Văn thư – Lưu trữ để rà soát, tổng hợp.

Thủ trưởng cơ quan, tổ chức triển khai thực hiện phân loại chỉnh lý tài liệu lưu trữ cần phân công trách nhiệm của người làm công tác lưu trữ và lãnh đạo Văn phòng (hoặc Phòng Hành chính) thường xuyên theo dõi kiểm tra việc phân loại, chỉnh lý nhất là việc xác định và phân phông lưu trữ, tránh trường hợp sau chỉnh lý kết quả chưa đạt yêu cầu, phải khắc phục, thực hiện lại nhiều lần, mất thời gian và lãng phí chi phí.

Thẻ:, , , , ,

Bài viết liên quan

Vai trò của quản lý dữ liệu trong ngân hàng
Vai trò của quản lý dữ liệu trong ngân hàng
Cùng với sự phát triển của cuộc cách mạng công nghệ 4.0, Quản lý dữ liệu đang trở thành nhu cầu tất yếu của các Ngân hàng thương mại ở Việt Nam nhằm đáp ứng các thay đổi trong khả năng ứng dụng của dữ liệu.
Một số lưu ý về số hoá hồ sơ cho Viện Kiểm Sát
Một số lưu ý về số hoá hồ sơ cho Viện Kiểm Sát
Cùng với sự phát triển của Kinh tế và Khoa học Kỹ thuật trong thời đại 4.0, việc số hoá hồ sơ vụ án hình sự đã và đang trở thành công cụ hữu hiệu, đem lại lợi ích thiết thực, giúp tra cứu và khai thác tài liệu nhanh chóng, phục vụ hiệu quả cho các Kiểm soát viên tại Toà. Tuy nhiên, việc số hoá hồ sơ cần chú ý đến một số vấn đề chính như sau
Những vấn đề cần lưu ý về số hoá tài liệu lưu trữ ở cơ quan nhà nước
Những vấn đề cần lưu ý về số hoá tài liệu lưu trữ ở cơ quan nhà nước
Các tài liệu lưu trữ ở cơ quan nhà nước đa số đều là tài liệu quan trọng đặt ra những yêu cầu đặc biệt trong công tác lưu trữ, số hoá tài liệu.