Qua quá trình hoạt động của các cá nhân, các tổ chức, cơ quan thì khối lượng các tài liệu, hồ sơ, công văn, giấy tờ phản ánh quá trình hoạt động tăng lên rất nhiều. Ban đầu chúng ta lưu thành các tủ tài liệu, sau thành các kho tài liệu song song với việc lưu trữ thông tin trên máy tính cũng trở nên bùng nổ làm chúng ta mất phương hướng trong việc quản lý thông tin, tìm kiếm tài liệu. Xuất phát từ thực tế như trên, việc số hóa và hình thành hệ thống quản lý tài liệu số hóa là cần thiết đối với bất cứ tổ chức nào hiện đang hoạt động.
Giải pháp số hóa
Các nền văn hóa kinh doanh mới với sự minh bạch thông tin, kiểm soát chặt chẽ và bảo mật; việc quản lí các quy trình kinh doanh, đang gây áp lực trong hầu hết các tổ chức để cải thiện quy trình công việc của họ và làm cho thông tin kinh doanh luôn mang tính sẵn sàng cao trong hệ thống doanh nghiệp với nhu cầu luôn sẵn có bất cứ lúc nào và bất cứ nơi đâu. Trên thực tế, hoạt động của các tổ chức từ chính phủ / khu vực tư nhân sẽ được hưởng lợi từ việc tiết kiệm chi phí, nâng cao dịch vụ khách hàng và lợi nhuận do:
– Cải thiện quản lý các tài liệu kinh doanh chính
– Chia sẻ thông tin
– Cải thiện các quy trình nội bộ
– Cải thiện năng suất lao động bằng cách giảm thời gian cần thiết để tìm kiếm thông tin
– Tăng cường sự hợp tác bằng cách bảo đảm rằng người dùng làm việc trên các thông tin chính xác
– Cải thiện dịch vụ cung cấp thông tin một cách nhanh chóng cho khách hàng / người dân
– Dịch vụ chuyển giao thông tin một cách thân thiện hơn
– Kinh doanh liên tục và lập ra các quy trình làm tăng năng suất và hiệu quả công việc trong tổ chức.
>> Xem thêm các bài viết liên quan :
Trong vài năm qua, sự cần thiết cho một hệ thống doanh nghiệp trong quy trình quản lý tài liệu đã nhảy lên đầu trong hầu hết chương trình nghị sự kinh doanh. Tăng quy định, quản lý rủi ro, thực hành quy trình làm việc mới, hiệu quả kinh doanh và sự tăng trưởng theo cấp số nhân là những yếu tố chính gây ra thay đổi này.
Hơn 80% thông tin của một tổ chức được tổ chức theo hình thức không có cấu trúc như các file văn bản, hình ảnh, email và các bản cứng giấy tờ tài liệu. Tuy nhiên, những thông tin này lại là nguồn thông tin cung cấp cơ sở giao tiếp kinh doanh và đưa ra quyết định mang tính chiến lược ảnh hưởng đến khả năng tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp. Nếu thông tin này không được kiểm soát, chia sẻ đúng lúc, và phê duyệt kịp thời, nó chính là nguồn gốc gây ra mất mát và sụp đổ của hầu hết doanh nghiệp, và cũng có thể là lí do dẫn đến hình phạt tài chính nghiêm trọng, thiệt hại đến hình ảnh công ty và doanh thu giảm. Nếu được quản lý tốt, thông tin được cung cấp kịp thời đúng lúc; đó chính là cơ hội để cải thiện hiệu quả kinh doanh và tăng năng suất.
Đó chính là xu hướng mới của một quy trình hoạt động kinh doanh trong xu thế hội nhập đầy cạnh tranh, và chia sẻ thông tin của tổ chức doanh nghiệp – Xu hướng số hóa tài liệu và quản lí văn bản trên nền Web Application.
I. Giải pháp DOCUFLO DMS
Hệ thống quản lý tài liệu Docuflo (Docuflo DMS) là một hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp với khả năng quản lý được tất cả các loại nội dung, bao gồm tài liệu kinh doanh, hình ảnh, video, hình ảnh y tế, e-mail, báo cáo … Cốt lõi của Docuflo DMS là một kho lưu trữ trong đó nội dung được lưu trữ an toàn theo những quy định phù hợp. Quản lý truy cập vào các thông tin phi cấu trúc được lưu trữ trong kho bảo đảm. Docuflo DMS cung cấp một bộ các tính năng trong đó bao gồm quản lý tài liệu, phân loại thư viện tài liệu, tìm kiếm, phân loại nội dung, quét và quản lý sao chụp, quản lý quy trình, tuân thủ, quản lý báo cáo và lưu trữ.
Giải pháp số hóa
1. DOCUMENT MANAGEMENT – QUẢN LÝ TÀI LIỆU
2. CAPTURE & PROCESS – SAO CHỤP & XỬ LÝ
3. COLLABORATION – CỘNG TÁC
Thông báo qua Email
Phân phối qua đĩa CD/DVD
Quản lý tài liệu và vòng đời của thông tin: Tạo, xem xét, phê duyệt, phân phối, lưu trữ và xử lý
Theo dõi quy trình: Theo dõi tổng quát, hành động kịp thời với các tác vụ không hoạt động hoặc bị tắc nghẽn
Thiết kế quy trình: Dễ dàng thiết kế quy trình mà không cần am hiểu lập trình
Tạo biểu mẫu điện tử, quy trình điện tử và điều tuyến văn bản có điều kiện
Quản lý các tác vụ chờ
4. INTEGRATION – TÍCH HỢP
Lưu tài liệu Word trực tiếp thông qua kết nối ODMA
Hỗ trợ LDAP / Single Sign On
Dễ dàng tích hợp với dịch vụ Web
5. SEARCHING – TÌM KIẾM
Phương pháp tìm kiếm đơn giản, thân thiện với người dùng
Tìm kiếm mở rộng (Advanced search): Tìm kiếm theo Profile, Tìm kiếm theo nội dung, Tìm kiếm theo phạm vi giới hạn, Tìm kiếm theo ký tự đại diện
6. SECURITY & CONTROL – BẢO MẬT & KIỂM SOÁT
* Các lợi ích chính :
II. Giải pháp DOCUFLO RMS
Docuflo Records Management System (Docuflo RMS) là là một hệ thống dựa trên nền web để kiểm soát việc tạo ra, tổ chức, sử dụng, lưu giữ, xử lý và bảo quản có chọn lọc các hồ sơ. Giải pháp Docuflo RMS bổ sung thêm chức năng quản lý hồ sơ vào hệ thống quản lý nội dung của doanh nghiệp (Docuflo Enterprise Management System – ECM) và được thiết kế để xác định và theo dõi hồ sơ vật lý được lưu giữ tại một địa điểm được chỉ định. Quản lý hồ sơ là việc thực hiện các hành động xác định, phân loại, lưu trữ, bảo quản và tiêu hủy hồ sơ.
* Các chức năng chính
1. GENERAL – CHỨC NĂNG CHUNG
Chạy trên nền web
Sao chụp, phân loại, lưu trữ, chỉnh sửa, lưu hành, tìm kiếm và lấy hồ sơ liên quan đến tài liệu hoạt động và không hoạt động
Hỗ trợ đối tượng hữu hình và các hồ sơ thông tin kỹ thuật số (tức là các tập tin, hồ sơ, tài liệu, biểu mẫu, bản vẽ, giấy tờ làm việc, cơ sở dữ liệu, dữ liệu ứng dụng và e-mail, vv)
Hỗ trợ các máy quét mã vạch
Xử lý mã vạch thông qua các máy quét mã vạch
Tạo các thuộc tính siêu dữ liệu cho các hồ sơ
Tạo lập, phê duyệt và thực thi chính sách hồ sơ
Thông báo trực tuyến / email thông báo cho người sử dụng khi hồ sơ được check-in/check-out
Hỗ trợ yêu cầu / trả lại hồ sơ
Giải pháp số hóa
2. SECURITY – BẢO MẬT
Hồ sơ được bảo vệ bằng cách sử dụng các cấp độ bảo mật ứng dụng.
Mỗi hồ sơ có thể được profiled hóa để đảm bảo mức độ bảo mật
Hệ thống tự động kiểm tra mức độ bảo mật của người dùng và ngăn chặn hoặc cho phép truy cập hồ sơ theo cấp độ truy cập.
3. RETENTION MANAGEMENT – QUẢN LÝ DUY TRÌ
Duy trì chính sách phù hợp trên hồ sơ vật lý, hồ sơ điện tử và e-mail. Các chính sách có liên quan dựa trên nơi hồ sơ được lưu trữ.
Quản lý tập trung các chính sách duy trì
Tạo và quản lý thời gian, chính sách và định nghĩa các quy tắc cho kế hoạch lưu trữ tập trung
Phân công lịch trình lưu trữ hồ sơ dựa trên việc phân loại hồ sơ
4. ARCHIVAL MANAGEMENT – QUẢN LÝ LƯU TRỮ
Lưu trữ tài liệu hồ sơ
Xác định các hồ sơ hiện có và hồ sơ mới được tạo ra, phân loại hồ sơ và sau đó lưu trữ các hồ sơ đến vị trí lưu trữ tương ứng
5. RECORDS TRACKING – THEO DÕI HỒ SƠ
“Check-In” và “Check-Out” hồ sơ bất cứ khi nào hồ sơ được lấy ra trả lại cho cơ quan quản lý hồ sơ
Quản lý hồ sơ tại kho, kệ, hộp, thư mục, thư mục con hoặc theo cấp độ tài liệu do đó các hồ sơ hiện hưũ, vị trí hồ sơ, và nội dung có thể tìm đến một cách dễ dàng và ngay lập tức.
Phối hợp truy cập và lưu thông các hồ sơ trong và ngoài tổ chức
Theo dõi hồ sơ vật lý đối với địa điểm lưu trữ on-site và off-site
Xác định được hồ sơ nào thuộc sở hữu của người sử dụng nào
Chuyển đổi vị trí của hồ sơ
Theo dõi các yêu cầu / chuyển đổi / cho mượn và hồ sơ quá hạn
Xem tất cả các hoạt động trên các hồ sơ được lựa chọn. (lịch sử và hiện tại)
6. DISPOSAL MANAGEMENT – QUẢN LÝ VIỆC XỬ LÝ
Thông tin hồ sơ có thể được cập nhật bất cứ khi nào các hồ sơ xử lý.
Thông báo trực tuyến / email thông báo cho người sử dụng trước khi xử lý và sau khi hoàn thành thời gian lưu trữ.
Người quản lý hồ sơ có thể xem lại những danh sách các hồ sơ, kế hoạch để xử lý và phê duyệt trước khi hồ sơ xử lý có thể được thực hiện.
Xóa các hồ sơ điện tử và nội dung của nó trước khi xử lý các hồ sơ từ các khu vực lưu trữ.
Xuất thông tin siêu dữ liệu ra khỏi hệ thống trước khi xử lý cho các hồ sơ.
7. SEARCHING CAPABILITIES – KHẢ NĂNG TÌM KIẾM
Tìm kiếm hồ sơ hoạt động và không hoạt động.
Khả năng tìm kiếm mạnh mẽ, đó là có thể xác định vị trí các hồ sơ nhanh chóng bằng cách sử dụng các phương pháp tìm kiếm sau đây: Tìm kiếm siêu dữ liệu, Tìm kiếm đơn giản, Tìm kiếm nâng cao, Giới hạn phạm vi tìm kiếm, …
8. DOCUMENT REQUEST – TÀI LIỆU YÊU CẦU
Người dùng có thể kiểm tra tính sẵn sàng của tài liệu và yêu cầu sửu dụng
Đăng ký viên có thể xử lý các yêu cầu trực tuyến
9. REPORTS – BÁO CÁO
Tạo các báo cáo để cung cấp thông tin quan trọng
Các loại báo cáo bao gồm: Check-In và Check-Out, Hồ sơ quá hạn, Hồ sơ bị di chuyển, Vị trí hồ sơ (On-site và Off-site), Hồ sơ được xử lý bởi người dùng nào, Việc lưu giữ hồ sơ, Việc xử lý hồ sơ.
Có thể xem trực tuyến báo cáo hoặc xem bằng bản in
* Các lợi ích chính
Trên đây là các giải pháp số hóa tốt và tiện lợi nhất hiện nay. Bạn quan tâm đến giải pháp này, hãy liên lạc với chúng tôi theo thông tin trên website sau: http://ecoit.asia/
