Đơn giá số hoá tài liệu lưu trữ được quyết định dựa trên yếu tố nào?

12/01/2022

Ngày nay đối với một số doanh nghiệp lớn thì số hoá tài liệu vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, số hoá tài liệu đòi hỏi một khoản kinh phí không nhỏ, bắt buộc doanh nghiệp phải bỏ không ít chi phí cho việc thuê nhân sự có kỹ năng và các thiết bị số hoá chuyên dụng. Vì vậy, đơn giá số hoá tài liệu cũng là một trong những yếu tố quan trọng cần các đơn vị xem xét kỹ lưỡng và cân nhắc để phù hợp với tình hình của đơn vị của mình.

Đơn giá số hoá tài liệu lưu trữ được quyết định dựa trên yếu tố nào

Trên thực tế, đơn giá số hoá tài liệu phụ thuộc vào những yêu cầu của tổ chức, cơ quan có tài liệu cần số hoá: 

  1. Khối lượng tài liệu cần số hoá
  • Đây là yếu tố cần quan tâm đầu tiên của các công ty khi số hoá tài liệu cũng như các đơn vị nhận số hoá tài liệu lưu trữ. Tuỳ thuộc vào khối lượng, số trang tài liệu cần số hoá sẽ có các mức giá khác nhau theo quy định. Khi càng nhiều tài liệu cần số hoá thì đơn giá sẽ càng rẻ
  1. Loại tài liệu cần quét
  • Tuỳ thuộc vào chất lượng, khổ giấy khác nhau sẽ ảnh hưởng đến giá cả dịch vụ số hoá khác nhau. Ngoài ra, giá cả còn phụ thuộc vào thể loại tài liệu cần số hoá. Ví dụ, giá dịch vụ quét tài liệu cho ảnh sẽ khác với quét tài liệu cho giấy, giấy khổ A4 cũng khác so với giấy khổ lớn. Bởi vậy, khi tiến hành số hoá tài liệu các bên liên quan cần thống nhất rõ ràng nhằm dự trù chính xác về đơn giá cho quá trình số hoá tài liệu. 
  • Sau khi có những thỏa thuận thống nhất ban đầu thì đơn vị cần lựa chọn loại máy scan tài liệu có những tính năng phù hợp với loại tài liệu cần scan. Tránh sử dụng loại máy có những tính năng cao nhưng không thực sự cần thiết trong quá trình số hoá. Bởi vì tuỳ thuộc vào từng loại máy có chức năng khác nhau sẽ ảnh hưởng đến tổng mức giá của số hoá tài liệu khác nhau. Bởi vậy, các đơn vị cần xem xét kỹ lưỡng khi lựa chọn máy scan. 

Qua đó, ta nhận thấy rằng công việc số hoá đòi hỏi phải tốn nhiều công sức và thời gian, ngày nay nhiều doanh nghiệp lớn lựa chọn một bên thứ ba phụ trách, quản lý lưu trữ và số hoá tài liệu. 

  1. EcoIT – nhà cung cấp dịch vụ số hoá tài liệu uy tín trên thị trường 

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực lưu trữ, số hoá tài liệu, EcoIT cung cấp đến bạn dịch vụ số hóa tài liệu uy tín, chuyên nghiệp, nhanh chóng, được vận hành theo tiêu chuẩn an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013 đáp ứng tốt tất cả các nhu cầu của khách hàng số hóa. Bao gồm: 

  • Dịch vụ số hoá tài liệu: EcoIT cung cấp nguồn nhân lực có kỹ năng về lưu trữ số hoá và các phương tiện kỹ thuật hiện đại phục vụ cho quá trình scan tài liệu. Với tôn chỉ hữu ích và bảo mât, EcoIT đảm bảo tài liêu được số hoá một cách chính xác từ dữ liệu giấy và được lưu trữ an toàn trên hệ thống máy chủ hiện đại. Các dữ liệu có thể được tích hợp ngay trên hệ thống làm việc chung hoặc bất cứ thiết bị lưu trữ nào theo yêu cầu của khách hàng.  
  • Dịch vụ nhận dạng, bóc tách văn bản Tiếng Việt OCR:  EcoIT cung cấp giải pháp chuyển đổi dữ liệu bằng cách sử dụng công nghệ bóc tách văn bản thông minh OCR. Phần mềm OCR bóc tách dữ liệu dựa trên mã vạch, ký tư in, chữ viết tay để lập chỉ mục tự động và kết xuất linh hoạt đến hệ thống EcoECM số hoá với độ chính xác lên tới 100%

Với mô hình số hoá tài liệu chuyên nghiệp, lợi ích mà EcoIT mang lại có thể kể đến như: giảm thiểu chi phí cho nhân sự cũng như không gian cho việc lưu trữ và số hoá tài liệu, nâng cao hiệu quả làm việc và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp, tìm kiếm, truy xuất thông tin ở bất kỳ đâu vào bất kỳ thời điểm nào một cách hiệu quả, bảo mật thông tin an toàn. 

Hy vọng với những thông tin trên, bạn đã có thể hiểu rõ hơn về những cách tính đơn giá số hóa tài liệu và có thêm sự tham khảo về đơn vị cung cấp dịch vụ số hóa chất lượng và uy tín nhất. 

Thẻ:, , , ,

Bài viết liên quan

EcoGOV
EcoGOV
Hệ thống dịch vụ công trực tuyến
CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG NGÀNH ĐIỆN LỰC
CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG NGÀNH ĐIỆN LỰC
Ngành điện lực trong nước là một trong những ngành được ưu tiên hàng đầu trong chiến lược chuyển đổi số của chính phủ. Cùng EcoIT tìm hiểu về những giải pháp thực thi kế hoạch thực thi chuyển đổi số ngành điện lực trong nước trong bài viết dưới đây
LỢI ÍCH CỦA CHUYỂN ĐỔI SỐ NGÀNH BÁN LẺ
LỢI ÍCH CỦA CHUYỂN ĐỔI SỐ NGÀNH BÁN LẺ
Trong bối cảnh cuộc cách mạng khoa học công nghệ 4.0 đang diễn ra đã tác động nhiều lên ngành bán lẻ. Tuy nhiên, có thể xem đây là cơ hội để ngành bán lẻ phát triển mạnh mẽ nhất. Chuyển đổi số ngành bán lẻ chính là "xương sống" góp phần thành công trong kinh doanh ngành dịch vụ. 
Chuyển đổi số trong ngành du lịch
Chuyển đổi số trong ngành du lịch
Trong bối cảnh dịch bệnh Covid 19 đang diễn ra gay gắt, doanh nghiệp đang đối mặt với hàng ngàn khó khăn và thử thách. Một số doanh nghiệp tự tìm lối thoát cho mình bằng cách thực hiện chuyển đổi số. Du lịch cũng là ngành không ngoại lệ.
Những hiểu biết cơ bản về phông lưu trữ
Những hiểu biết cơ bản về phông lưu trữ
Phông lưu trữ là một khái niệm phổ biến trong lĩnh vực số hoá tài liệu. Vậy phông lưu trữ là gì và khi số hoá tài liệu chúng ta cần lưu ý gì về phông lưu trữ. Những thông tin này sẽ được cung cấp trong bài viết dưới đây: