Các trang thiết bị cần có trong kho lưu trữ hồ sơ

19/01/2022

Hồ sơ cần lưu trữ là những hồ sơ quan trọng và bảo mật. Vì vậy, kho lưu trữ hồ sơ phải đảm bảo yêu cầu cho công tác lưu trữ hồ sơ. Bài viết dưới đây xin cung cấp thông tin về các trang thiết bị cần có trong kho lưu trữ hồ sơ cũng như sự tiện dụng trong quá tình lưu kho.

Tại Mục II, Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về Kho lưu trữ chuyên dụng cần lưu ý một số vấn đề chính như sau:

  1. Phụ kiện hỗ trợ

Phụ kiện thường dùng trong các kho lưu trữ tài liệu thường là hộp và giá. Các hộp và giá nên đảm bảo sự chắc chắn, cứng cáp, chịu được trọng lượng lớn, nếu có điều kiện bạn nên sử dụng giá compact

Giá kệ thuộc kho lưu trữ của Công ty Cổ phần EcoIT

2. Dụng cụ đo nhiệt độ, độ ẩm

Mỗi phòng kho phải sở hữu một bộ dụng cụ đo nhiệt độ và độ ẩm tại trung tâm của phòng nhằm mục đích so sánh nhiệt độ giữa bên ngoài và bên trong của kho, việc này có thể giúp cho bạn có thể nghĩ là nhiều phương án đối phó. Thường xuyên làm vệ sinh và kiểm tra tình trạng hoạt động của các dụng cụ đo. Mỗi năm cần kiểm định lại độ chính xác của từng dụng cụ đo.

3. Quạt thông gió

Số lượng quạt và công suất quạt cần bố trí cho các phòng tuỳ thuộc vào diện tích và yêu cầu của từng loại hồ sơ cần lưu trữ

4. Máy hút ẩm, máy điều hoà không khí

Nên trang bị những loại máy tuổi thọ cao, chất lượng tốt vì nhiều phòng kho, máy phải hoạt động 24/7. Hệ thống quạt thông gió được lắp đặt tuỳ vào diện tích phòng kho cũng như chủng loại hàng hoá mà số máy cần bố trí cũng như công suất cũng có sự khác biệt.

5. Thiết bị phòng cháy chữa cháy

Thiết bị phòng cháy, chữa cháy là một trong những thiết bị cần thiết để đảm bảo cho an toàn tài liệu. Các dụng cụ chữa cháy thông thường và hiệu quả đối với những ngọn lửa nhỏ mới phát sinh như cát, bao tải, chăn dập lửa, bình bọt, hệ thống chữa cháy bằng nước… nhưng chỉ dùng ở khu vực ngoài kho. Đối với trong kho chứa tài liệu bạn chỉ được dùng các dụng cụ chữa cháy như bình khí CO2 hoặc loại bình bột tetraclorua cácbon.

6. Dụng cụ làm vệ sinh tài liệu

Các dụng cụ chữa cháy thông thường và hiệu quả đối với những ngọn lửa nhỏ mới phát sinh như cát, bao tải, chăn dập lửa, bình bọt, hệ thống chữa cháy bằng nước… nhưng chỉ dùng ở khu vực ngoài kho. Đối với trong kho chứa tài liệu bạn chỉ được dùng các dụng cụ chữa cháy như bình khí CO2 hoặc loại bình bột tetraclorua cácbon.

Thẻ:, , , ,

Bài viết liên quan

Gợi ý giải pháp cho các ngân hàng thương mại Việt Nam khi xây dựng hệ thống quản trị dữ liệu
Gợi ý giải pháp cho các ngân hàng thương mại Việt Nam khi xây dựng hệ thống quản trị dữ liệu
Dữ liệu là một yếu tố quan trọng của bất kỳ ngân hàng nào. Bởi vậy quản trị dữ liệu có thể được coi là vấn đề sống còn tại các ngân hàng. Để kiểm soát tốt dữ liệu, ngân hàng cần tập trung vào việc gợi mở các đặc điểm thiết yếu đối với quản trị dữ liệu của các ngân hàng
Chuyển đổi số trong ngành du lịch
Chuyển đổi số trong ngành du lịch
Trong bối cảnh dịch bệnh Covid 19 đang diễn ra gay gắt, doanh nghiệp đang đối mặt với hàng ngàn khó khăn và thử thách. Một số doanh nghiệp tự tìm lối thoát cho mình bằng cách thực hiện chuyển đổi số. Du lịch cũng là ngành không ngoại lệ.
Lợi ích của ứng dụng phần mềm số hoá trong quản lí hồ sơ người có công
Lợi ích của ứng dụng phần mềm số hoá trong quản lí hồ sơ người có công
Ứng dụng phần mềm số hoá trong quản lý hồ sơ người có công đảm bảo việc lưu trữ hồ sơ, tra cứu thông tin, giải quyết các chế độ chính sách, cho người có công thuận lợi, nhanh chóng, đúng thời gian quy định.