Tăng cường công tác quản lý tài liệu điện tử

Tháng Mười Hai 13, 2015

Cùng với quá trình đổi mới của đất nước, sự ra đời của Luật Lưu trữ và Nghị định 01 của Chính phủ nhằm tăng cường sử dụng VBĐT và quản lý TLĐT trong các CQ-TC như một hoạt động cải cách hành chính chuyển từ phương thức làm việc chủ yếu dựa trên giấy sang phương thức làm việc qua mạng với VBĐT.

Số hóa tài liệu

Số hóa tài liệu

1. Cơ hội và thách thức

Dưới góc độ quản lý nhà nước, sự ra đời của TLĐT đã làm cho hoạt động quản lý và công tác hành chính trở nên nhanh chóng, dễ dàng và tiết kiệm hơn. Đó là ưu thế chu chuyển văn bản nhanh chóng trong môi trường điện tử; sự kết nối trong cùng một CQ-TC hoặc giữa các cơ quan nhà nước với nhau có thể cách xa về địa lý nhưng đảm bảo được quá trình giải quyết văn bản, tìm kiếm và xử lý thông tin văn bản nhanh chóng, thuận lợi và hiệu quả. Đảm bảo việc quản lý văn bản từ khi chúng được sản sinh ra đến khi chuyển giao vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử (vòng đời của tài liệu).

Tuy nhiên, bên cạnh những tiện ích của TLĐT, các CQ-TC cũng phải đối mặt với hàng loạt những khó khăn trong hoạt động quản lý, như sự phụ thuộc vào máy móc, chương trình vì TLĐT là tài liệu đọc bằng máy, tồn tại trong môi trường mạng. TLĐT chỉ có thể sử dụng được với sự trợ giúp của máy tính. TLĐT luôn có nguy cơ bị hủy hoại toàn bộ khi có sự trục trặc về máy móc (phần cứng) hay do sự xâm nhập của virus (phần mềm). Tính pháp lý của TLĐT hiện nay là một thách thức lớn đối với nền hành chính và là rào cản đối với vấn đề đưa TLĐT trở nên thông dụng trong cuộc sống và thay thế hoàn toàn tài liệu giấy.

Chữ ký số hiện nay cũng đã được sử dụng trong giao dịch điện tử, nhưng xung quanh vấn đề sử dụng chữ ký số cũng còn nhiều bất cập. Như độ an toàn, mật mã chữ ký số có thể bị đánh cắp, có thể bị chuyển giao cho người khác; vấn đề sao chép thông tin TLĐT cũng là một thách thức, bởi có thể sửa đổi nội dung TLĐT hoặc sao chép mà hoàn toàn không để lại dấu vết; vấn đề bản chính, bản gốc và bản sao không còn tồn tại đối với nguồn TLĐT khi xem xét tính pháp lý của nó. Đây thật sự là một mối đe dọa lớn đối với tính an toàn thông tin của nguồn tài liệu tồn tại trong môi trường điện tử.

>>Xem thêm các bài viết : http://ecoit.asia/

2. Một số giải pháp

Sử dụng văn bản điện tử (VBĐT) là xu hướng tất yếu của các CQ-TC hiện nay. VBĐT được hình thành song song với văn bản giấy và dần chiếm tỉ lệ nhiều hơn so với văn bản giấy đã đặt ra vấn đề quản lý TLĐT và lưu trữ điện tử. Dưới đây là một số giải pháp số hóa nhằm nâng cao hơn nữa việc quản lý TLĐT của các CQ-TC:

– Quy định về lập hồ sơ điện tử và giao nộp hồ sơ TLĐT vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử các cấp.

– Các cơ quan có thẩm quyền cần xây dựng các văn bản quy định bắt buộc thực hiện quản lý, điều hành công việc, trao đổi VBĐT qua mạng trong quy trình giải quyết công việc của cơ quan và làm các căn cứ hướng dẫn nghiệp vụ quy định về thủ tục và các quy trình nghiệp vụ quản lý, xử lý TLĐT trong hoạt động của các CQ-TC.

– Đẩy mạnh việc đổi mới quy trình công tác và lề lối làm việc của các CQ-TC trong việc ứng dụng CNTT, nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức trong việc quản lý TLĐT.

– Đào tạo và bồi dưỡng nhân lực, xác định những công việc cần làm để quản lý TLĐT và khai thác, sử dụng TLĐT.

– Hướng dẫn về xác định giá trị TLĐT và hủy TLĐT của các cơ quan, tổ chức.

– Các cơ quan quản lý nhà nước xây dựng đề án quản lý TLĐT và triển khai thực hiện đề án khi đã được duyệt nhằm đáp ứng quá trình quản lý TLĐT.

Cùng với sự phát triển công nghệ thông tin (CNTT) và thực tế ứng dụng CNTT trong các cơ quan, tổ chức (CQ-TC), đã sản sinh ra một loại hình tài liệu là tài liệu điện tử (TLĐT). Hiện các vấn đề như thu thập, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng TLĐT đang là cơ hội và cũng là thách thức. Trong đó về quản lý TLĐT và lưu trữ điện tử được xem là vấn đề có tính tất yếu, khách quan trong hoạt động quản lý của các CQ-TC. Điều này đặt ra yêu cầu trách nhiệm của thủ trưởng các CQ-TC và sự phối hợp chặt chẽ của các nhà quản lý, các chuyên gia CNTT, những người làm công tác hành chính và công tác lưu trữ tích cực định hướng tiếp cận TLĐT theo phương thức mới -hiện đại.

Nên tham khảo thêm các phần sau: 

Giải Pháp Số Hóa Dữ Liệu

Số hóa tài liệu lưu trữ

Số hóa là gì??

Bài viết liên quan

Thư mời tham dự Tiệc sinh nhật lần 7 (2017-04-27 04:39:20)

Giải pháp số hóa nguồn tài liệu và xây dựng các bộ sưu tập số trong thư viện các trường đại học. (2016-01-07 09:12:56)

Quản lý dữ liệu Android bằng File Manager (2016-01-05 08:48:05)

Cách tránh bị thêm vào các nhóm tào lao trên Facebook (2016-01-05 07:47:40)

1O CÁCH NẠP NĂNG LƯƠNG CHO NGÀY MỚI (2015-12-23 02:17:45)

Dịch vụ số hóa tài liệu (2015-12-13 14:21:37)

Cuộc chạy đua "4G" của các nhà mạng (2015-12-12 13:46:44)

Giải Pháp Số Hóa Dữ Liệu (2015-12-11 16:10:08)

Số hóa tài liệu lưu trữ (2015-12-11 12:52:39)

Số hóa là gì?? (2015-12-10 03:05:47)

Liên hệ

Công ty cổ phần ECOIT

TT.Phát triển: A10 – Ngõ 217 Đê La Thành – Đống Đa - Hà Nội

Email : contact@ecoit.asia

Điện thoại: +84 4 62814275

mobile: 0935 772 929