Giải Pháp Số Hóa Dữ Liệu

Tháng Mười Hai 11, 2015

Việc lưu trữ dữ liệu bản cứng sẽ gặp phải 1  số rủi ro như bị thất lạc tài liệu,sẽ mất rất nhiều thời gian để tìm kiếm,tốn nhiều không gian lưu trữ.Sau đây ecoIT  xin giới thiệu 1 giải pháp mới đó là giải pháp số hóa dữ liệu.

1.Giải pháp số hóa tài liệu

Có thể nói rằng giải pháp số hóa tài liệu đã thực sự trở thành vấn đề cấp bách hàng đầu không thể thiếu đối với các tổ chức doanh nghiệp vì nó tạo ra sự khác biệt về tốc độ và tư duy vượt trội.

Hợp lý hóa các quy trình kinh doanh và tăng hiệu suất công việc luôn là những mối quan tâm hàng đầu của các tổ chức và doanh nghiệp, nhất là khi tình hình kinh tế đang gặp nhiều khó khăn. Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu và sổ sách là một trong những giải pháp giúp các tổ chức và doanh nghiệp có thể tăng hiệu suất và giảm chi phí. Hệ thống quản lý tài liệu kỹ thuật số là những ứng dụng phần mềm quản lý các tài liệu giấy và hồ sơ điện tử.

Các ứng dụng có tính kết nối nhanh chóng, chức năng chuyên biệt được chú trọng và việc quản lý, chia sẻ và kiểm soát thông tin hiệu quả sẽ là điểm mấu chốt giúp doanh nghiệp đẩy mạnh hoạt động kinh doanh.

Các phần mềm này có chức năng truy tìm, bảo mật và sắp xếp, lưu trữ tài liệu dưới dạng kỹ thuật số. Hệ thống quản lý này thường có các thành phần cơ bản: các công cụ nắm giữ và nhập để đưa tài liệu vào hệ thống; các phương pháp để lưu trữ hồ sơ tài liệu; các công cụ chỉ số hóa và truy tìm để xác định vị trí tài liệu; các công cụ phân phối để xuất tài liệu từ hệ thống; hệ thống bảo mật để bảo vệ các tài liệu không được phép truy cập.

Việc chuyển đổi từ tài liệu giấy sang tài liệu số giúp loại bỏ những khó khăn trong việc tìm hồ sơ lưu trữ. Với hệ thống quản lý tài liệu kỹ thuật số có thể quản lý hàng triệu tài liệu và truy tìm chính xác trong vài giây, giảm các chi phí hoạt động nhờ không phải bảo lưu hồ sơ giấy.

Quy trình quản lý tài liệu số bắt đầu bằng việc chuyển đổi các tài liệu giấy và sổ sách sang những hồ sơ điện tử có thể lưu trữ dưới dạng file mềm. Một tài liệu giấy được quét vào máy quét (scan) rồi chuyển thành file ảnh. Sau đó phần mềm sẽ chuyển file đó thành file mềm giống nguyên dạng ban đầu và có thể lưu trữ theo ý của người sử dụng. Khi cần, chỉ việc gõ từ khóa cần tìm.

Việc chuyển đổi từ tài liệu giấy sang tài liệu số giúp loại bỏ những khó khăn trong việc tìm hồ sơ lưu trữ. Với hệ thống quản lý tài liệu kỹ thuật số có thể quản lý hàng triệu tài liệu và truy tìm chính xác trong vài giây, giảm các chi phí hoạt động nhờ không phải bảo lưu hồ sơ giấy.

Một hệ thống quản lý tài liệu kỹ thuật số có thể giúp tiết kiệm thời gian nhờ: trả lời ngay các yêu cầu thông tin, tìm được ngay vị trí của các tài liệu và trình bày các thông tin quan trọng; không bị mất tài liệu; giảm thời gian sao chép và phân phối tài liệu cho nhân viên và liên lạc bên ngoài.

Các hệ thống quản lý tài liệu xúc tiến các quy trình kinh doanh bằng cách cho phép truy cập ngay vào thông tin. Điều này làm tăng sự cộng tác giữa các bộ phận và văn phòng, nâng cao khả năng bảo mật hồ sơ và sổ sách. Bên cạnh đó, có thể chia sẻ các tài liệu với đồng nghiệp, gửi thư điện tử và fax các hồ sơ ngay, truy cập các tài liệu trong lúc di chuyển, hỗ trợ những hồ sơ và sổ sách để phục hồi biến cố.

Sử dụng hệ thống quản lý tài liệu kỹ thuật số là phương pháp đã khá phổ biến trên thế giới, nhưng còn khá mới mẻ tại Việt Nam. Ngành công nghệ thông tin-viễn thông Việt Nam đang phát triển nhanh chóng, tuy nhiên, đang phải đối mặt với một trong những khó khăn lớn trong việc số hóa thông tin. Đây là các giải pháp có hiệu quả để xây dựng cơ sở dữ liệu cấp quốc gia, cấp bộ và cấp tỉnh, thành phố để có khả năng chia sẻ thông tin với nhau.

Việc quản lý hồ sơ kỹ thuật số còn giúp giảm chi phí quản lý giấy tờ, giảm chi phí lập hồ sơ, sao chép và truy tìm tài liệu lưu trữ ngoài mạng, giảm thời gian ngừng việc trong trường hợp có thiên tai, đơn giản hóa việc lập kế hoạch kinh doanh liên tục, dùng không gian để lưu trữ giấy trước đây cho các hoạt động tạo doanh thu có hiệu quả hơn… Nói chung, việc sử dụng hệ thống quản lý tài liệu kỹ thuật số giúp cho chi phí thấp hơn và doanh thu tăng, đưa đến khả năng sinh lợi cao hơn.

Để thực hiện một hệ thống quản lý tài liệu kỹ thuật số, mỗi tổ chức, doanh nghiệp cần phải chọn một hệ thống riêng, tùy theo nhu cầu khác nhau của mình để có thể đạt được hiệu quả cao nhất. Tài liệu được scan và đánh chỉ mục trên máy chủ, cùng với khả năng chia sẻ, bảo mật không hạn chế. Tăng cường khả năng cộng tác và tìm kiếm thông tin trong doanh nghiệp, cắt giảm thời gian tìm kiếm thông tin và các chi phí ro các rào cản thông tin trong doanh nghiệp gây ra. Tạo đà bứt phá trong mọi mô hình doanh nghiệp.

>> Xem thêm bài viết khác :   Giải pháp số hóa và quản trị tài liệu

2.số hóa tài liệu là gì?

Số hóa là gì

Đây là khái niệm vẫn còn mới đối với cộng đồng những người làm công tác thông tin, thư viện. Có nhiều định nghĩa khác nhau nhưng có nội dung chung đều cho rằng: Số hóa tài liệu là quá trình chuyển các dạng dữ liệu/tài liệu truyền thống như các bản viết tay, bản in trên giấy, hình ảnh, âm thanh, phim, dữ liệu toàn văn với nhiều định dạng khác nhau sang chữ Vn dữ liệu trên máy tính và được máy tính nhận biết được như tài liệu ban đầu gọi là số hoá dữ liệu. Hay nói cách khác số hoá tài liệu là hình thức chuyển đổi các tài liệu truyền thống bên ngoài thành dạng tài liệu số mà máy tính có thể hiểu được. Sản phẩm sau khi số hóa tài liệu chính là nguồn Tài nguyên số/dữ liệu số – các dữ liệu dạng chữ, hình ảnh, âm thanh… được máy tính nhận biết đúng định dạng và được sử dụng trên máy tính.

+ Vai trò của công tác số hóa tài liệu

Một khi nguồn tài nguyên thông tin số là mạch huyết, là linh hồn của thư viện số thì công tác số hóa tài liệu có vai trò vô cùng quan trọng. Trước hết việc số hóa tài liệu sẽ giúp giảm thiểu đáng kể diện tích, không gian lưu giữ; Thứ hai là giúp việc bảo quản, duy trì tuổi thọ của tài liệu truyền thống được lâu hơn; Thứ ba là dễ dàng mở rộng phạm vi cộng đồng người sử dụng nguồn tài nguyên thông tin của cơ quan thông tin, thư viện; Thứ tư là tiện ích trong việc truy xuất tìm kiếm thông tin ở bất kỳ đâu vào bất cứ thời điểm nào một cách nhanh chóng, dễ dàng; Thứ năm là thuận lợi trong việc chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin của thư viện với các thư viện khác. Thứ sáu là giảm thiểu tối đa sức người, sức của cho việc quản lý nguồn tài nguyên thông tin truyền thống; Thứ bảy là góp phần nhanh chóng tái tạo thông tin mới có giá trị gia tăng cao hơn.

+ Các yếu tố liên quan đến hoạt động Số hóa tài liệu

Để tiến hành số hóa tài liệu xây dựng kho tài nguyên thông tin số cần phải chú trọng đến các yếu tố như: Xác định mục tiêu số hóa tài liệu; Vấn đề công nghệ/lựa chọn phần mềm quản lý; Lựa chọn tài liệu để số hóa; Thực hiện Quy trình số hoá và xử lý tài liệu sau số hóa chặt chẽ; Nguồn nhân lực phục vụ số hóa tài liệu; Kinh phí số hóa tài liệu; Vấn đề đảm bảo bản quyền…

Xác định mục tiêu số hóa tài liệu: là công việc đầu tiên khi triển khai số hóa tài liệu. Số hóa tài liệu để phục vụ nghiên cứu, đào tạo hay kinh doanh; phục vụ đối tượng cộng đồng người dùng tin nào…
Chú trọng lựa chọn các trang thiết bị chuyên dụng và Phần mềm quản lý tài liệu số với các tiêu chuẩn công nghệ đảm bảo chất lượng tài liệu số và quản lý tài liệu số bền vững. Phần mềm này cho phép lưu trữ và khai thác các loại tài liệu đã được số hoá âm thanh, hình ảnh, phim, dữ liệu toàn văn với nhiều định dạng khác nhau. Hỗ trợ xây dựng các giáo trình, bài giảng, sách điện tử, biến các loại tài liệu này trở thành các dữ liệu của thư viện. Cho phép bạn đọc truy cập và khai thác thông tin trực tuyến.
Về lựa chọn tài liệu: là việc hết sức quan trọng, bởi không có thư viện nào có khả năng số hoá toàn bộ kho tài liệu. Khi lựa chọn tài liệu trước hết cần chú trọng đến nhu cầu thông tin (nội dung, ngôn ngữ, dạng tài liệu…) của người dùng tin mà thư viện đang phục vụ. Đặc biệt là nhu cầu về nội dung tài liệu/giá trị tri thức của tài liệu gốc; Thứ hai là cần tuyển lựa các tài liệu tiềm năng/đặcthù mà thư viện mình đang lưu giữ, các thư viện khác không có; Thứ ba là tính tới các tài liệu chỉ có một bản, tài liệu sắp hư hỏng khó hồi phục; Thứ tư là tài liệu quý hiếm; Thứ năm là tài liệu chưa có nơi nào số hóa để tránh trùng lặp…
Thực hiện Quy trình Số hoá và xử lý các tài liệu sau số hóa chặt chẽ: số hoá và xử lý tài liệu sau số hóa là công đoạn quan trọng nhất để tạo nên một thư viện số nhờ quá trình tạo ra thông tin cho thư viện. Có rất nhiều các dạng tài liệu gốc (ví dụ như fulltext, video, audio, ảnh,…). Tài liệu có thể bao gồm cả chữ và hình ảnh, video bao gồm cả audio và hình ảnh,… Với mỗi dạng tài liệu đều có các cách xử lý khác nhau. Nhưng nói chung đều phải qua các công đoạn số hoá (tạo ra các hình ảnh số) và sau đó là xử lý để tạo ra các thông tin số. Các thông tin số này mới thực sự là đối tượng của thư viện điện tử, cho phép thực hiện thao tác sửa đổi.
Về nhân lực phục vụ số hóa tài liệu: Trước khi tiến hành số hóa tài liệu cần chú trọng tuyển lựa những người có khả năng tiếp nhận và làm chủ công nghệ số hóa tài liệu, đảm bảo tài liệu được số hóa có chất lượng và quản trị tài nguyên thông tin số từ nhà cung cấp thiết bị và công nghệ.
Về kinh phí số hóa tài liệu: Số hóa tài liệu là hoạt động cần một khoản kinh phí khá lớn, đòi hỏi cần cân đối chi phí giữa việc mua các trang thiết bị scan chuyên dụng với các phần mềm nhận dạng đảm bảo tính bền vững từ khâu phát triển, lưu giữ, bảo quản đến khai thác và kinh phí để triển khai đào tạo nguồn nhân lực số hóa tài liệu, cũng như người dùng tin để họ biết cách sử dụng hệ thống thông tin…
Về vấn đề đảm bảo bản quyền: Khi số hóa tài liệu cần chú trọng đến các văn bản pháp quy liên quan đến quyền tác giả như Công ước BERN (những tài liệu đã xuất bản trên 50 năm thì được quyền số hóa). Ở Việt Nam, vấn đề bản quyền đã được đề cập đến trong Bộ Luật Dân sự năm 2005, Luật Sở hữu trí tuệ và Nghị Định 100/N ĐVCP/2006 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Dân sự, Luật Sở hữu trí tuệ về quyền tác giả và quyền liên quan.

Xem thêm thông tin : Giải pháp về chính quyền điện tử

3.Tổng quan về số hóa dữ liệu

Hệ thống số hóa tốt cần có khả năng chuyển đổi nhanh chóng một khối lượng lớn tài liệu giấy sang các tài liệu số trong một thời gian ngắn.
Mô hình tổng quan của hệ thống số hóa tài liệu được mô tả ở hình vẽ dưới đây:

Quy trình hoạt động của hệ thống số hóa tài liệu được mô tả như sau :

Ở bước đầu tiên, các tài liệu giấy được đưa vào quét tại các máy quét chuyên dụng. Hệ thống máy quét này cho kết quả quét là các ảnh số, các ảnh này cần có độ phân giải đủ tốt để hỗ trợ tiến trình nhận dạng sau đó. Phần mềm nhận dạng chữ ký tự (OCR) có nhiệm vụ nhận dạng và kết xuất kết quả nhận dạng thành các tệp văn bản có thể soạn thảo được, ta gọi chúng là tài liệu số. Tùy vào mục đích sử dụng kết quả nhận dạng, các tài liệu số cần được kết xuất ở định dạng thích hợp. Một số định dạng phổ biến có thể kể ra ở đây bao gồm: text, MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, hay PDF. Bước cuối cùng của dây chuyền số hóa là đưa các tài liệu số này vào hệ thống thông tin để phục vụ nhu cầu khai thác của người dùng cuối. Các hệ thống thông tin đó có thể là hệ quản lý văn bản, thư
viện điện tử, hệ thống tra cứu điện tử.

Là khâu không thể thiếu được của dây chuyền số hóa, phần mềm nhận dạng có nhiệm vụ chuyển ảnh quét tài liệu gốc sang tài liệu số. Mục đích cơ bản của việc số hóa là để khai thác tài liệu số bằng các cách thức như biên tập lại, trích dẫn và tìm kiếm. Bởi vậy phần mềm số hóa công nghiệp phải đáp ứng một số tiêu chí tối thiểu sau:
Nhận dạng tiếng Việt với độ chính xác 97% trở lên
Có cơ chế hoạt động tự động và liên tục 24/7
Có cơ chế kiểm soát lỗi và giao diện soát lỗi thân thiện
Dàn trang của tài liệu số sau nhận dạng giống như tài liệu giấy
Hỗ trợ kết xuất tài liệu số ra các định dạng phổ biến như Microsoft Office files,
PDF, PDF/A.
Trên thị trường Việt Nam hiện nay có các phần mềm nhận dạng tài liệu tiếng Việt sau: VnDOCR của Viện công nghệ thông tin, phần mềm mã nguồn mở Tesseract và giải pháp số hóa của ABBYY.

>Xem Thêm Hoạt động :EcoIT – FC ITPlus: 1 trận cầu cân não

                                                       EcoIT – 5 năm một chặng đường

Trên đây là những chia sẻ của ecoIT về số hóa tài liệu lưu trữ. Các bạn có thể xem thêm thông tin chi tiết tại http://ecoit.asia/ 

 

 

Bài viết liên quan

Thư mời tham dự Tiệc sinh nhật lần 7 (2017-04-27 04:39:20)

Giải pháp số hóa nguồn tài liệu và xây dựng các bộ sưu tập số trong thư viện các trường đại học. (2016-01-07 09:12:56)

Quản lý dữ liệu Android bằng File Manager (2016-01-05 08:48:05)

Cách tránh bị thêm vào các nhóm tào lao trên Facebook (2016-01-05 07:47:40)

1O CÁCH NẠP NĂNG LƯƠNG CHO NGÀY MỚI (2015-12-23 02:17:45)

Tăng cường công tác quản lý tài liệu điện tử (2015-12-13 17:00:42)

Dịch vụ số hóa tài liệu (2015-12-13 14:21:37)

Cuộc chạy đua "4G" của các nhà mạng (2015-12-12 13:46:44)

Số hóa tài liệu lưu trữ (2015-12-11 12:52:39)

Số hóa là gì?? (2015-12-10 03:05:47)

Liên hệ

Công ty cổ phần ECOIT

TT.Phát triển: A10 – Ngõ 217 Đê La Thành – Đống Đa - Hà Nội

Email : contact@ecoit.asia

Điện thoại: +84 4 62814275

mobile: 0935 772 929